De ce nu există suficient timp și energie pentru cele mai importante lucruri și ce să faci în privința asta

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Capcana urgentei este de vina. Ne dăm seama cum funcționează și cum să nu intrăm în el.

De câte ori, la sfârșitul unei zile grele și aglomerate, ți-ai dat seama că păreai că te învârți ca o veveriță într-o roată multe ore și ai rezolvat multe probleme, dar nu ai dedicat timp unor proiecte cu adevărat importante? De câte ori ți-ai promis că te ocupi de chestiuni personale care sunt semnificative pentru tine: sport, creativitate, studiu, dar nici măcar nu le-ai putut începe luni de zile? Dacă ți s-a întâmplat asta, atunci, ca majoritatea oamenilor, ai căzut în capcana urgenței.

Care este capcana urgentei

Cercetările de la Johns Hopkins University School of Business au arătat că, de cele mai multe ori, abandonăm sarcinile interesante și importante în favoarea celor urgente. Și suntem literalmente predispuși să amânăm proiecte semnificative pentru mai târziu, în primul rând, să ne asumăm pe cele care, după cum ni se pare, trebuie făcute chiar acum.

Aceasta se numește capcana urgenței. Ne duce la stres, epuizare emoțională și, în mod ciudat, pierderea de bani. Cercetătorii au descoperit că avem tendința să ne asumăm o sarcină care pare mai urgentă, chiar dacă plătim mai puțin pentru aceasta decât pentru o sarcină cu un termen limită mai ușor. Acest lucru se întâmplă din mai multe motive.

De ce cădem în capcana urgenței

1. Suferim dacă nu putem îndeplini sarcina

Acest lucru a fost aflat încă din 1927, iar apoi a fost confirmat de mai multe ori: oamenii se simt incomod dacă există o treabă neterminată peste ei. Această caracteristică a gândirii a fost numită efectul Zeigarnik. Și, deoarece sarcinile urgente, de regulă, sunt suficient de mici și nu necesită mult timp, nu le putem amâna, pentru că atunci următorul articol de pe lista de sarcini nu va fi tăiat. Și ne apucăm de aceste sarcini mici, le rezolvăm una câte una și nu ne putem opri. Ca la un pachet de chipsuri: până nu mănânci totul, nu te vei mai liniști.

2. Suntem blocați într-un tunel și nu vedem nimic în jur

Adică ne aflăm atât de copleșiți de treburile pe termen scurt, încât literalmente nu putem expira, să ne uităm la programul din exterior și să evaluăm ce este cu adevărat important și ce nu. Această situație poate fi comparată cu viziunea în tunel: nu vedem imaginea completă, ci doar un fragment care se află în centrul atenției noastre chiar acum.

3. Nu putem organiza corect ziua de lucru

Dacă procesele nu sunt depanate din vina dumneavoastră sau din vina managementului, sarcinile de rutină încep să consume literalmente timp și efort. Să presupunem că ești prea leneș să creezi șabloane pentru documente și scrisori - și de fiecare dată petreci multe ore prețioase lucrând cu documentația sau poșta primită. Sau managerul dvs. de proiect nu a fost de acord cu clientul să facă toate editările deodată și trebuie să fiți distras de noile comentarii de nenumărate ori.

4. Ni se pare că dacă ignorăm o sarcină urgentă, se va întâmpla dezastrul

Un conducător sau un client rău va veni și va jura mult, vei fi lipsit de bani, cerul va cădea la pământ, vom muri cu toții.

Toate aceste notificări de mesaje noi, apeluri, editări, comenzi mici suplimentare creează iluzia că nu pot fi amânate. Deși, de fapt, nu există atât de multe sarcini cu adevărat arzătoare.

Cum să eviți să fii prins în urgență

1. Începe-ți ziua cu sarcini importante și neurgente

Cărțile clasice de gestionare a timpului spun că primul lucru de făcut este să „mânânci broasca”. Adică să renunți la o sarcină mică și nu foarte plăcută. Există o logică în această abordare: după ce facem un apel dificil sau răspundem la scrisori plictisitoare, ne simțim câștigători și în ascensiune ne ocupăm de alte lucruri.

Dar există riscul ca prima „broască” să fie urmată de a doua, apoi a treia, a patra… Și acum e seară, „broaștele” au fost mâncate nemăsurat, dar mâinile nu au ajuns la cel cu adevărat important. sarcini. Prin urmare, puteți încerca opusul: începeți ziua cu ceea ce este mai semnificativ, dar nu urgent și abia apoi treceți la toată această grămadă de sarcini mici.

2. Învață să iei o pauză

Nu vă grăbiți să răspundeți imediat la noile mesaje și să îndepliniți orice sarcini și solicitări mici. Inspirați și expirați și apreciați cât de urgent este acest lucru cu adevărat. Dacă sarcina are de suferit, amânați-o prin prioritizarea proiectului mai mare și mai valoros.

3. Încercați să lucrați în blocuri

Să spunem 40 de minute pentru sarcini importante și 15 minute pentru sarcini urgente. Setează un cronometru astfel încât rutina mică să nu te suge prea mult și, de îndată ce emite un bip, întoarce-te la lucrurile mari. Cel mai probabil, un apel sau o scrisoare va putea aștepta următoarele 40 de minute.

4. Combină lucrurile

Se pot face multe lucruri mărunte în timp ce mergi cu metroul, stai la coadă la oficiul poștal, aștepți un copil de la o lecție de desen. Este puțin probabil să vă angajați într-o dizertație, o carte, un raport sau un plan în astfel de momente, dar este foarte posibil să răspundeți rapid la mesaje, să completați unele formulare, să faceți modificări minore.

5. Amintiți-vă că sarcinile urgente nu se vor termina niciodată

Este o mare greșeală să crezi că acum vei curăța rapid toată această rutină: fă-ți o programare la medic, răspunde la scrisori, comandă copilului tău pantofi sport noi, completează un buletin - și apoi, cu inima ușoară, tu va ocupa proiecte importante de muncă și personale: actualizați-vă portofoliul și CV-ul, citiți o carte într-o limbă străină, căutați informații pentru cercetare. Din păcate, nu va fi așa. Lucrurile mici vor continua să cadă asupra ta până când vei prelua controlul asupra lor.