Cum să fii productiv în spațiu deschis

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Un hacker de viață și-a dat seama cum să oprească bătăliile de birou atunci când pentru unii este înfundat, în timp ce alții suflă, reduc zgomotul și transformă spațiul deschis într-un loc plăcut în care să lucrezi eficient.

De ce spațiul deschis este rău

Birourile open space sunt cunoscute încă din vremea inginerilor lui Henry Ford și sunt încă unul dintre cele mai populare tipuri de planificare. Numeroase studii demonstrează că acest format și-a depășit utilitatea: eficiența muncii este mai mică decât în birourile de tip cabinet, iar angajații obosesc mai repede și se descurcă mai puțin bine.

Principalele probleme cu spațiul deschis:

1. Zgomotul pe care îl fac oamenii și mașinile.
2. Risc de răspândire a infecției dacă unul dintre colegii „responsabili” vine bolnav la cabinet.
3. Eșecul de a ajunge la starea fluxului de lucru din cauza întreruperilor și întâlnirilor frecvente.

Dacă lucrezi cel mai bine dimineața sau seara, când majoritatea colegilor tăi nu sunt la serviciu, și în două ore faci ceea ce nu ai făcut în celelalte șase, aruncă o privire mai atentă la recomandările noastre.

Parasirea biroului

Program de lucru flexibil

Dacă formatul muncii tale permite, folosește un program flexibil. Este mai bine și mai convenabil pentru unii să lucreze dimineața, când majoritatea colegilor lor nu sunt încă la serviciu, în timp ce alții se trezesc după-amiaza târziu.

Urmează-ți bioritmurile.

Poate fi dificil să te înțelegi cu superiorii asupra unui astfel de program, dar merită măcar să-l încerci. Dacă sarcina este finalizată, ce diferență are în ce perioadă de timp?

Practica editurii unde am lucrat a demonstrat eficacitatea acestui demers. Doar angajații care erau legați de serviciul pentru clienți și agenții de vânzări au avut un început și un sfârșit clar al zilei de lucru. Departamentul editorial, de promovare și alte departamente au început oficial să lucreze la ora 10:00, dar chiar și în cadrul unui departament existau distincții pentru bufnițe și ciocârle.

Trecerea la telecomandă parțială

Experiența 37Signals, o companie formată aproape în întregime din angajați la distanță, a dovedit că este important ca oamenii să lucreze eficient pentru a trece peste patru ore pe zi online. Pentru celelalte patru ore, oamenii au lucrat pe propriul program.

Acest lucru a permis companiei cu sediul în SUA să reunească în echipa sa programatori din Hong Kong, Rusia, Danemarca, Suedia și diverse orașe din SUA. Puteți citi mai multe despre acest lucru în cartea „Remote. Office este opțional”, scris de proprietarii companiei Jason Fried și David Hensson.

Nu vă sugerăm să părăsiți biroul și să treceți complet la telecommuting, deoarece un astfel de program va fi foarte greu de coordonat cu șeful dvs.

Dar, de exemplu, înainte de livrarea unui proiect sau înainte de un termen limită responsabil, este foarte posibil să se convină cu privire la câteva zile de lucru de acasă pentru a se concentra la maximum asupra sarcinii în cauză.

Dacă prezența în birou este totuși necesară

Negociem cu colegii

Unul dintre cele mai enervante lucruri sunt conversațiile non-business, care sunt ascultate de toți colegii care se întâmplă să fie prin preajmă. Aduceți discuțiile într-o sală de conferințe sau într-o bucătărie.

Programarea întâlnirilor și discutarea altor momente de lucru, informații despre care privesc doar o parte din oameni, transfer pe e-mail, Skype, Telegram sau orice alt messenger convenabil pentru majoritatea angajaților.

În birourile care au un program de lucru flexibil, există încă un început prescris al zilei de lucru. De acord ca după ora 9 oficială, toți cei care au intrat după nu salută toată sala și să nu distragă atenția colegilor care lucrează deja.

Faceți o regulă să comutați telefonul în modul silențios și să părăsiți camera când primiți un apel.

Nu veni bolnav la muncă și astfel nu-ți pune colegii în pericol.

Oamenii de știință danezi au efectuat un studiu pe 2.403 de angajați care lucrează în diferite tipuri de birouri și au ajuns la concluzia că oamenii din spațiul deschis se îmbolnăvesc cu 62% mai des decât angajații care au un cont personal.

Stabiliți un program pentru difuzare, apoi veți evita nemulțumirile care suflă din nou asupra cuiva. Ieșirea pe hol și întinderea timp de 10 minute este bună atât pentru ochi, cât și pentru productivitate.

Dacă aceste reguli sunt precizate în politicile companiei și în fișele postului, nimeni nu va fi ofensat când le reamintiți cu tact.

Cumpărați căști cu anulare a zgomotului

Scapa de zumzetul intruziv cu căștile cu anulare a zgomotului. Este de două tipuri: activ și pasiv.

Anularea pasivă a zgomotului se realizează prin blocarea sunetelor externe cu pernițe dense pentru urechi sau dopuri. Și aici, atunci când alegeți o singură rețetă, nu există. Este necesar să măsurați multe perechi pentru a alege ceea ce vă va fi confortabil special și vă va plăcea sunetul.

Căștile cu anulare activă a zgomotului sunt mai eficiente în atenuarea sunetelor străine, dar sunt și mult mai scumpe. Principiul lor de funcționare se bazează pe faptul că pe căști este instalat un microfon suplimentar, care preia zgomotele externe și le reproduce în antifază.

Zumzetul ritmic al computerelor, ventilației și imprimantelor va dispărea complet de îndată ce vă puneți căștile. Pentru a opri auzul și conversațiile, va fi suficient să porniți muzica corespunzătoare.

Pentru unele persoane, purtarea căștilor active cu anulare a zgomotului poate provoca amețeli sau dureri de cap. Iar punctul aici nu este în calitatea performanței căștilor în sine, ci în caracteristicile anatomice ale unei anumite persoane și a aparatului său vestibular.

Pentru a nu irosi banii, roagă prietenii care au astfel de căști să le împrumute pentru câteva zile sau întreabă magazinul despre opțiunile de retur înainte de a cumpăra dacă căștile nu funcționează pentru tine.

Conform Legii Protecției Consumatorului și Articolul 502 din Codul civil, puteți returna un produs de bună calitate în magazin în termen de 14 zile de la data achiziției. Dar magazinul poate insista că aceste căști sunt articole complexe din punct de vedere tehnic care nu pot fi returnate sau schimbate.

Suntem angajați în reamenajare

Priviți cu atenție aspectul locului în care lucrați. Ai un spațiu dedicat bucătăriei și ce este: o cameră separată, un gard sau o masă în mijlocul camerei cu ceainic și filtru de cafea?

Filtrul de cafea și alte aparate electrocasnice zgomotoase trebuie izolate cât mai mult posibil de camera principală. Dacă există un gard separat, atunci încercați să negociați cum să-l aduceți la tavan și să separați bucătăria de zona comună cu o ușă.

Imprimantele și răcitoarele trebuie amplasate cât mai departe de locurile de muncă.

Biroul trebuie împărțit în zone zgomotoase și liniștite. Adunarea marketerilor și programatorilor împreună este o idee proastă pentru ambele departamente.

Organizați-vă locul de muncă în așa fel încât să vă fie plăcut să fiți acolo, pentru că ne petrecem cea mai mare parte a zilei la serviciu. Un loc de muncă confortabil este un echilibru între deschidere și spațiu personal. Vă puteți îngrădi de colegi cu flori, un despărțitor sau un dulap fără a părăsi spațiul comun.

Economisim timp

Pericolul spațiului deschis este că fiecare angajat este aproape la distanță de braț. Așa că avantajul unui astfel de aspect se transformă într-un blestem, pentru că ești constant distras. În același timp, ceea ce poate fi o sarcină urgentă și importantă pentru colegul tău se dovedește a fi neurgent și neimportant pentru tine.

Când faceți programări, respectați regula de evidențiere a participanților obligatorii și opționali, la sfârșitul întâlnirii de planificare, trimiteți tuturor un protocol cu deciziile finale și termenele limită pentru îndeplinirea sarcinilor.

Pune-ți deoparte timp care va fi doar al tău pentru a-ți îndeplini sarcinile, când niciunul dintre colegii tăi nu-ți va distrage atenția cu întrebările lor. Anunțați-vă colegii din timp că vă pregătiți pentru un termen limită important pentru întreaga echipă, așa că rugați-i să nu vă deranjeze într-o anumită zi sau oră.

Lucrul într-un spațiu deschis este o serie de compromisuri. Începe schimbările cu tine și cu mediul tău imediat, apoi treptat restul colegilor tăi vor ajunge la noile standarde. Chiar dacă nu ești un manager, ci un angajat obișnuit, poți schimba viața biroului tău în bine. Este suficient să iei o poziție activă și să-ți promovezi ideile.