Leo Babauta: cele 10 obiceiuri ale mele de email

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

© fotografie

E-mailul poate fi un instrument de lucru grozav sau se poate transforma într-o sursă enervantă de amânare și așa îl folosiți singur. A fost o vreme când am depus faliment complet al e-mailului meu, iar acum îl verific de 2-3 ori pe zi în fiecare zi, dar merge rapid și eficient.

Mi-am dezvoltat mai multe obiceiuri care mă ajută să lucrez foarte eficient cu corespondența și să mă concentrez mai bine pe alte lucrări importante. Și să fiu sincer, căsuța mea de e-mail este în sfârșit goală și se simte grozav. Voi prezenta 10 dintre obiceiurile mele în acest articol. Nu înseamnă deloc că trebuie să-i urmezi orbește, vreau doar să-mi arăt calea și, pe baza ei, s-ar putea să-ți faci pe a ta. Deci, iată obiceiurile care funcționează pentru mine:

Caută mai rar prin poștă

Nu îmi țin cutia poștală deschisă toată ziua. Și mă uit la el rar. Am ajuns la concluzia că dacă în căsuța mea se acumulează 20-30 de scrisori, atunci lumea nu se va prăbuși, în același timp, îmi va fi ușor să procesez rapid exact această sumă. Atenţie! Spun proces, nu citit. Îmi deschid căsuța de e-mail pentru a împrăștia mesajele în alte dosare, nu pentru a le citi și a le lăsa chiar acolo.

Împrăștiați în foldere

Îmi deschid e-mailul și încep să iau decizii rapide: șterge sau arhivează, citește și răspund imediat (dacă durează mai puțin de 2 minute) sau arhivează, trimit un răspuns rapid și apoi arhivează, adaugă la lista mea de sarcini pentru a face acest lucru mai târziu (marcați cu un asterisc și apoi arhivați). În orice caz, NIMIC nu trebuie lăsat în inbox.

Adăugați totul în calendar imediat

Dacă îmi vine o scrisoare cu o dată pe care trebuie să o amintesc, o introduc imediat în calendar. O întâlnire față în față sau o conversație pe Skype, un antrenament sau ceva de care trebuie să-mi amintesc abia după o săptămână - totul este trimis imediat în calendar. Acum acesta este cel mai bun obicei al meu, a fost adus la automatism și, datorită lui, rareori uit de ceva.

Folosiți „taste rapide”

Folosesc Gmail, care oferă o varietate de comenzi rapide de la tastatură pentru e-mailul meu. De fapt, mi-a luat doar câteva minute să le învăț, iar apoi memoria musculară își amintește cheile.

Iată comenzile rapide pe care le folosesc:

„Gi” - întoarcere la inbox;

„E” - arhivă;

"#" - șterge;

„C” - creați un mesaj nou;

„R” - răspuns;

"F" - înainte;

„A” – răspunde tuturor;

„Gs” - mergeți la marcat;

„Tab + Return” - când creez un mesaj, apoi îl trimit imediat și îl arhivez.

Folosesc setarea și atunci când, după ștergerea sau arhivarea unui mesaj, trec automat la următorul fără să mă întorc în căsuța de e-mail, acest lucru vă permite să vă deplasați rapid printre mesaje.

Scrieți litere scurte

Răspunsul meu la o scrisoare este de obicei de 1-3 propoziții. Rareori scriu scrisori mai lungi de 5 propoziții. Și trebuie să existe un motiv bun pentru asta. Dacă chiar trebuie să scriu mult, aș prefera să o fac în Google Docs și să o distribui persoanei potrivite. O scrisoare scurtă înseamnă un răspuns rapid din partea destinatarului, deoarece o persoană nu trebuie să treacă prin jungla elocvenței tale pentru a capta și a asimila informații cheie.

Adăugați rapid sarcini la o listă de sarcini

Unii oameni folosesc Inbox ca o listă de lucruri de făcut, dar nu este potrivit pentru asta și iată de ce:

1. Sarcinile de făcut sunt amestecate cu alte scrisori și atunci este greu să le prindeți din mulțime.

2. Povestea din scrisoare nu conține întotdeauna un ghid specific de acțiune, dar pe baza scrisorii, vă puteți stabili o sarcină. Când sunteți pe cale să o finalizați, va trebui să recitiți scrisoarea din nou pentru a vă aminti ce sarcină anume v-ați stabilit după ce ați citit-o.

3. De fiecare dată când te uiți prin e-mail pentru a prinde o altă sarcină, dai peste mesaje noi care îți captează atenția și distrag atenția de la sarcinile principale, perturbându-ți ritmul de lucru.

O listă de lucruri simplă și convenabilă este un document text obișnuit în care puteți adăuga sarcini din e-mailuri în doar câteva clicuri. Și în timpul lucrului, o astfel de foaie va fi un instrument mai eficient, deoarece nu trebuie să te uiți tot timpul la căsuța de e-mail.

Stocați numai mesajele necitite în inbox

Acesta este un truc pentru utilizatorii avansați. Mi-am spart căsuța de e-mail Gmail în așa fel încât să nu mai poată stoca mesajele citite. Aceasta înseamnă că dacă deschid scrisoarea și nu o arunc în niciun alt folder, atunci pur și simplu va dispărea. Acest lucru mă motivează să iau o decizie cu privire la ce să fac cu această scrisoare, imediat, sau pur și simplu o voi pierde. Datorită acestei setări specifice, mesajele deschise nu se acumulează în căsuța mea de e-mail, care treptat devin gunoi.

Pune deoparte pentru citit

Adesea îmi trimit link-uri către articole. Le trimit imediat la Instapaper pentru a le citi mai târziu. Acesta este motivul pentru care încerc să petrec mai puțin timp pe e-mail, pentru că am atât de multe lucruri interesante de citit pe lângă el.

Filtrați fără milă

Când în căsuța mea de e-mail apare o scrisoare pe care nu aș dori să o văd, mă ocup imediat de ea. Nu îmi este lene să mă dezabonez de la lista de corespondență sau să instalez un filtru pe acest expeditor. Și acest lucru reduce semnificativ fluxul de e-mailuri primite. Sunt nemiloasă în privința scrisorilor care îmi înfundă căsuța de e-mail, iar această regulă se aplică chiar și persoanelor care mă deranjează prea mult.

Închideți corespondența la sfârșitul procesării scrisorilor

Mesaje dezasamblate - închideți e-mailul și nu deschideți câteva ore până când nu există din nou un număr suficient de litere.

Este un lucru bun să intri în obiceiuri bune de e-mail. Vei observa imediat cât de mult ai devenit mai calm pentru a îndeplini sarcini mai importante, scăpând de verificarea intruzivă de e-mail la fiecare 10 minute. Capul tău va fi liber pentru gânduri proaspete, de îndată ce căsuța de e-mail nu mai are e-mailuri inutile. Noroc!