Cum să curățați Google Docs

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Greblam nesfârșite „Foldere noi” și scăpăm de documente cu nume de neînțeles.

Dacă lucrați mult cu Google Docs, sau Google Docs, atunci probabil că v-ați confruntat cu problema că există prea multe fișiere, iar pagina principală a serviciului se transformă într-o mansardă aglomerată. Lifehacker spune cum poți crea ordine din haos.

Utilizați instrumente de sortare încorporate

Google Docs are câteva instrumente de sortare încorporate pentru a vă ajuta să găsiți rapid fișierele dorite. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să selectați opțiunea corespunzătoare făcând clic pe unul dintre simbolurile din partea dreaptă sus a ecranului principal.

1. După formatul de afișare

Serviciul vă permite să personalizați modul preferat de afișare a fișierelor: o listă sau o grilă. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să faceți clic pe pictograma corespunzătoare.

2. După dată sau titlu

Puteți sorta convenabil documentele după data la care au fost vizualizate, data modificărilor efectuate de dvs. sau de toți utilizatorii și, de asemenea, după titlu.

3. De către proprietar

Google Docs permite mai multor utilizatori să lucreze la documente simultan, motiv pentru care acest serviciu este atât de convenabil. Dacă nu doar creați documente, ci și lucrați cu străini sau lucrați în colectiv, sortarea după proprietar (creatorul) documentului vă va ajuta. Pentru a-l utiliza, faceți clic pe elementul corespunzător de pe ecranul principal și selectați opțiunea corespunzătoare.

4. Acolo unde este posibil accesul

Pentru a vizualiza toate fișierele create de alți utilizatori și disponibile pentru dvs., faceți clic pe pictograma folderului din colțul din dreapta sus al ecranului principal și selectați „Disponibil”.

Organizați-vă pe Google Drive

Toate fișierele din Documente Google (precum și Foi de calcul și Prezentări) sunt disponibile pe Google Drive. Prin urmare, în mare măsură, comanda pe Disc este o condiție de ordine în Documente. Iată ce poți face pentru a face față haosului.

1. Sortați documentele în dosare

Puteți crea cu ușurință dosare pe Google Drive. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți clic pe butonul mare „Creare” și să selectați elementul „Folder”.

Dați fișierelor și folderelor dvs. nume clare și specifice. Din numele „New folder”, „Untitled”, „1” sau „lvpdlvarp” nu este clar ce este înăuntru. În plus, astfel de fișiere și foldere vor fi mai greu de găsit printre multe altele. Titlurile „Rapoarte din septembrie”, „Lista de contacte ale clienților la ora 15.10” sau „Articol de biotehnologie” vă vor ajuta să vă păstrați înregistrările mai eficient.

Puteți transfera fișiere într-un folder făcând clic dreapta pe ele și selectând elementul corespunzător.

Meniul folderului poate fi deschis din ecranul de pornire Google Docs.

2. Folosiți diferite culori și etichete pentru foldere pentru fișierele importante

În mod implicit, toate folderele din Google Drive sunt gri, dar puteți face clic dreapta pe ele și puteți selecta una dintre cele 24 de culori din meniul drop-down.

De asemenea, puteți marca fișierele necesare pe disc. Acest lucru se face făcând clic dreapta și selectând „Adăugați la marcat”.

Puteți vizualiza fișierele marcate direct în „Documente”.

3. Ștergeți inutile

Cu utilizarea intensivă a serviciilor Google, acestea acumulează o cantitate imensă de documente inutile și învechite. Le puteți șterge atât în „Documente” cât și în „Disc” făcând clic dreapta pe documentul dorit și selectând „Șterge”.

Dacă ați șters accidental un document (Google Docs nu vă solicită confirmarea unei acțiuni la ștergere), puteți face clic pe butonul pop-up „Anulați”.

Și dacă l-ați șters, dar după câteva zile v-ați răzgândit, mergeți la „Coș de gunoi”, faceți clic dreapta pe fișierul dorit și selectați „Restaurare”.

Fișierele din coșul de reciclare sunt stocate timp de 30 de zile, după care sunt șterse automat.

4. Utilizați Filewatch pentru a scăpa de lucrurile inutile

Filewatch vă poate ajuta să găsiți fișiere la care încă aveți acces de la, să zicem, vechiul loc de muncă: vă arată cu ce persoane le partajați documentele și vă permite să vă detașați de ele. Serviciul este, de asemenea, capabil să găsească fișiere care au devenit disponibile pentru prea mulți utilizatori (de exemplu, scurse în rețea), astfel încât să puteți modifica setările pentru accesarea acestora.

Filewatch este inclus în biblioteca Google Workspace Marketplace, ceea ce înseamnă că este certificat de Google, astfel încât datele dvs. sensibile să nu cadă în mâinile greșite. Serviciul este gratuit.

• Descărcați din Biblioteca Google →
• Descărcați de pe site-ul Filewatch →