Metoda Inbox Zero este cea mai bună modalitate de a trata mii de e-mailuri necitite

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Este ușor să îți păstrezi căsuța de e-mail goală. Acest lucru vă va ajuta să fiți mai productiv și să nu pierdeți niciodată mesajele importante.

O grămadă de e-mailuri necitite care atârnă constant în căsuța dvs. de e-mail vor panica pe oricine. Dacă aveți mulți parteneri de afaceri și colegi cu care interacționați prin corespondență, trebuie doar să vă păstrați căsuța de e-mail curată și ordonată.

CEO-ul JotForm Aytekin Tank este o modalitate interesantă de organizare a e-mailului numit Inbox Zero. După cum sugerează și numele, metoda este să vă păstrați căsuța de e-mail goală.

În general, Tank nu a inventat nimic nou. Inbox Zero a fost creat cu mult timp în urmă de scriitorul și bloggerul Merlin Mann și este o metodă dovedită și binecunoscută. Aproximativ aceeași tehnică de lucru cu documente a fost descrisă de David Allen în cartea sa „How to get things in order”. Tank tocmai l-a adaptat pentru interfața web Gmail.

Antreprenor Aytekin Tank, fondator și CEO al JotForm

Primesc și trimit sute de e-mailuri în fiecare zi. Dar la sfârșitul zilei, cutia mea poștală este invariabil goală. Nu am nicio secretară care să se ocupe de corespondența mea. Aderă la un principiu numit Inbox Zero. Acest lucru nu este dificil.

Tank enumeră beneficiile metodei Inbox Zero:

• Nu veți pierde un mesaj important dacă căsuța dvs. de e-mail este goală.
• Nu îi veți face pe destinatarii să aștepte mult, deoarece puteți răspunde imediat la scrisorile lor.
• Sute și mii de scrisori necitite nu se vor acumula în căsuța dvs. poștală.
• Veți economisi mai mult timp pentru sarcinile cu adevărat importante și nu veți petrece ore întregi jucându-vă cu e-mailul.

Cunosc multe persoane care își stochează cu atenție toate scrisorile fără a șterge nici una. Drept urmare, căsuța lor de e-mail începe să arate ca un feed Twitter. Nu este confortabil. Te vei pierde constant în e-mailuri.

Tanc Aytekin

Să presupunem că utilizați Gmail - deși această metodă poate fi adaptată oricărui ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) sau client de e-mail (Outlook, Thunderbird sau Sylpheed). Să aruncăm o privire la depozitele de mesaje necitite și să începem.

1. Goliți cutia poștală

Deci, cu metoda Inbox Zero, trebuie să acționezi hotărât. Deschideți „Inbox”, selectați toate scrisorile care s-au acumulat acolo și arhivați-le pe toate odată. Pentru unii, aceasta va părea o nebunie, dar Tank recomandă să facă exact asta.

Trebuie să începeți cu o cutie poștală goală. Acest ghid nu vă va ajuta dacă aveți zeci de mii de e-mailuri în Inbox. Așa că arhivați totul și începeți cu o listă curată.

Tanc Aytekin

2. Procesați-vă e-mailurile în ordine cronologică

Pentru a dezvolta acest obicei sănătos, ai nevoie de o anumită disciplină. Pe măsură ce procesați e-mailurile, începeți cu cel mai vechi mesaj și mergeți până la cel mai nou. Astfel vei păstra ordinea cronologică și nu te vei încurca.

Există două funcții care vă ajută să gestionați e-mailurile în Gmail:

Activați Comutare automată. Pentru a face acest lucru, deschideți „Setări” → „General”, găsiți elementul „Comutator automat” și activați-l. Acum, atunci când răspundeți sau arhivați un e-mail, Gmail nu vă va întoarce în căsuța de e-mail, ci va afișa următorul e-mail. În acest fel, vei putea procesa scrisorile una câte una în ordinea în care au fost primite, fără distrageri.

Apoi activați butonul Trimiteți și arhivați dacă nu îl aveți. Deschideți „Setări” → „General” și căutați elementul „Afișați butonul” Trimiteți și arhivați „ca răspuns”. Acest lucru vă va economisi timp. La urma urmei, dacă ați răspuns deja la scrisoare, nu are rost să o stocați în Inbox, nu? Faceți clic pe butonul de trimitere și e-mailul va fi arhivat automat.

Și iată un alt lucru important:

Nu utilizați e-mailul ca chat. Nu există nimic mai rău decât generarea de lanțuri lungi de răspunsuri din litere citate constant. Dacă trebuie să vorbiți, utilizați messenger, chatul Slack sau contactați prin telefon. E-mailul nu este potrivit pentru asta.

Tanc Aytekin

3. Răspuns - arhivă

Principala regulă a metodei Inbox Zero este că inbox-ul dvs. nu este locul în care să vă stocați e-mailurile. Toate e-mailurile din căsuța de e-mail trebuie procesate imediat. Citiți-le unul câte unul și fie răspundeți și arhivați dacă mesajul necesită un răspuns, fie pur și simplu arhivați dacă mesajul nu necesită răspuns.

Dacă nu puteți răspunde imediat la un e-mail, există două opțiuni:

• Salvați-l în aplicația de organizare. Ar putea fi Evernote, OneNote sau un fel de manager de activități. Stabiliți o dată, astfel încât programul să vă reamintească să vă scrieți răspunsul la momentul potrivit.
• Dacă puteți scrie un răspuns imediat, dar destinatarul ar trebui să îl primească după un timp, utilizați funcția de livrare întârziată din Gmail. Outlook, Thunderbird și alți clienți pot face același lucru.

4. Doar fă-o

Totul este conform preceptelor marelui și puternicului David Allen. Dacă e-mailul necesită o acțiune care va dura câteva minute, faceți-o acum. Nu copiați scrisoarea în lista de sarcini. Nu-l lăsa în inbox-ul tău.

Dacă trebuie să faceți o plată, faceți-o acum. Dacă trebuie să trimiteți feedback unui coleg, trimiteți-l imediat. Dacă cazul durează câteva minute, nu are rost să îl amânăm.

Tanc Aytekin

5. Folosiți comenzile rapide de la tastatură

Comenzile rapide de la tastatură reduc semnificativ timpul petrecut cu procesarea e-mailului. Cu ele, nu trebuie să mutați cursorul mouse-ului înainte și înapoi. Tank recomandă să vă amintiți și să utilizați trei taste rapide:

• Tasta E vă permite să arhivați rapid un mesaj. Am citit-o, am apăsat E, l-am arhivat. E simplu.
• Tasta R este folosită pentru a scrie rapid un răspuns. Dacă trebuie să răspundeți la o scrisoare, apăsați-o, introduceți răspunsul, apăsați Enter.
• Tasta F redirecționează scrisorile primite către alți destinatari.

Nu cred că ai nevoie de alte taste rapide. În Gmail, folosesc doar trei comenzi rapide de la tastatură. Pentru orice altceva, există un mouse. Dar aceste taste rapide vă permit să efectuați rapid trei dintre cele mai comune acțiuni prin e-mail, astfel încât să vă pot economisi mult timp.

Tanc Aytekin

6. Configurați filtre

Filtrele de e-mail sunt un instrument incredibil de util care face o mare parte din munca pentru tine. Trebuie doar să le configurați o dată și vă vor economisi mult timp.

Dacă în Inbox găsiți în mod regulat scrisori neimportante (notificări privind serviciile de internet, corespondență automată și așa mai departe), atunci fie vă dezabonați de la ele, fie configurați filtre pentru ca astfel de scrisori să fie arhivate automat.

7. Inbox este goală - închideți e-mailul

Când încerci să te concentrezi asupra muncii tale, nu ar trebui să fii distras constant prin e-mail. Deci, să rămânem la regula: când căsuța dvs. de e-mail este goală, închideți fila Gmail sau clientul de e-mail și uitați de e-mail în următoarele ore. Doar fii ocupat.

Dezactivați toate notificările primite prin e-mail. Sunt foarte distras.

Puteți deschide din nou e-mailul după câteva ore, puteți procesa mesajele care s-au acumulat acolo și apoi vă puteți întoarce la lucru. Scopul metodei Inbox Zero este să te forțezi să nu fii distras de e-mailurile primite. Tu trebuie să-ți gestionezi căsuța poștală, nu tu.

Tanc Aytekin

Dacă ați încercat tehnica Inbox Zero și sunteți gata să vă spuneți ce ați obținut sau doriți să sugerați o metodă mai bună, scrieți în comentarii.