12 trucuri simple pentru a face lucrurile mai repede în Excel

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2024-01-13 02:48

Cum să adăugați rapid date, să creați un tabel inteligent sau să salvați un fișier nesalvat.

1. Adăugați rapid date noi la diagramă

Dacă pe foaia pentru diagrama trasată apar date noi, care trebuie adăugată, atunci puteți pur și simplu să selectați un interval cu informații noi, să îl copiați (Ctrl + C) și apoi să îl lipiți direct în diagramă (Ctrl + V).

2. Umplere flash

Să presupunem că aveți o listă de nume complete (Ivanov Ivan Ivanovici), pe care trebuie să le transformați în nume prescurtate (Ivanov I. I.). Pentru a face acest lucru, trebuie doar să începeți să scrieți manual textul dorit în coloana alăturată. Pe a doua sau a treia linie, Excel va încerca să prezică acțiunile noastre și să efectueze automat procesări ulterioare. Tot ce trebuie să faceți este să apăsați tasta Enter pentru a confirma, iar toate numele vor fi convertite instantaneu. În mod similar, puteți extrage nume din e-mail, puteți lipi numele din fragmente și așa mai departe.

3. Copiați fără a întrerupe formatele

Cel mai probabil sunteți conștient de marcatorul magic de completare automată. Aceasta este o cruce subțire neagră în colțul din dreapta jos al celulei, trăgând pe care puteți copia conținutul unei celule sau unei formule în mai multe celule simultan. Cu toate acestea, există o nuanță neplăcută: o astfel de copiere încalcă adesea designul tabelului, deoarece nu este copiată doar formula, ci și formatul celulei. Acest lucru poate fi evitat. Imediat după ce trageți crucea neagră, faceți clic pe eticheta inteligentă - o pictogramă specială care apare în colțul din dreapta jos al zonei copiate.

Dacă selectați opțiunea Completare fără formatare, Excel vă va copia formula fără formatare și nu va strica aspectul.

4. Afișarea datelor dintr-o foaie de calcul Excel pe o hartă

În Excel, puteți afișa rapid geodatele pe o hartă interactivă, cum ar fi vânzările în funcție de oraș. Pentru a face acest lucru, accesați Office Store din fila Inserare și instalați pluginul Bing Maps de acolo. Acest lucru se poate face de pe site făcând clic pe butonul Obțineți acum.

După ce adăugați un modul, îl puteți selecta din lista derulantă Aplicațiile mele din fila Inserare și îl puteți plasa pe foaia de lucru. Rămâne să vă selectați celulele cu date și să faceți clic pe butonul Afișare locații din modulul de hartă pentru a vedea datele noastre despre el. Dacă doriți, în setările pluginului, puteți selecta tipul de diagramă și culorile de afișat.

5. Salt rapid la foaia necesară

Dacă numărul de foi de lucru din fișier a depășit 10, atunci devine dificil să le navigați. Faceți clic dreapta pe oricare dintre butoanele de defilare a filelor din colțul din stânga jos al ecranului. Va apărea cuprinsul și puteți sări instantaneu la orice foaie dorită.

6. Convertiți rândurile în coloane și invers

Dacă ați trebuit vreodată să mutați manual celulele de la rânduri la coloane, atunci veți aprecia următorul truc:

1. Evidențiați intervalul.
2. Copiați-l (Ctrl + C) sau, făcând clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, selectați „Copy” (Copy).
3. Faceți clic dreapta pe celula în care doriți să lipiți datele și selectați una dintre opțiunile Paste Special din meniul contextual - pictograma Transpunere. Versiunile mai vechi de Excel nu au această pictogramă, dar puteți rezolva problema folosind Paste Special (Ctrl + Alt + V) și alegând opțiunea Transpose.

7. Listă derulantă într-o celulă

Dacă în orice celulă ar trebui să introducă valori strict definite din setul permis (de exemplu, numai „da” și „nu” sau numai din lista departamentelor companiei și așa mai departe), atunci aceasta poate fi organizată cu ușurință folosind lista derulantă.

1. Selectați o celulă (sau un interval de celule) care ar trebui să aibă o astfel de limitare.
2. Faceți clic pe butonul „Validare” din fila „Date” (Date → Validare).
3. În lista derulantă „Tip” (Permite), selectați opțiunea „Lista” (Lista).
4. În câmpul „Sursă”, specificați intervalul care conține variantele de referință ale elementelor, care ulterior vor renunța la tastare.

8. Masa inteligenta

Dacă selectați un interval cu date și în fila „Acasă” faceți clic pe „Format ca tabel” (Acasă → Format ca tabel), atunci lista noastră va fi convertită într-un tabel inteligent care poate face o mulțime de lucruri utile:

1. Se întinde automat când se adaugă noi rânduri sau coloane.
2. Formulele introduse vor fi copiate automat în întreaga coloană.
3. Antetul unui astfel de tabel este fixat automat la defilare și include butoane de filtrare pentru filtrare și sortare.
4. Pe fila „Design” apărută într-un astfel de tabel, puteți adăuga un rând de totaluri cu calcul automat.

9. Sparkline

Sparklinele sunt diagrame în miniatură desenate chiar în celule care vizualizează dinamica datelor noastre. Pentru a le crea, faceți clic pe butonul Linie sau Coloane din grupul Sparklines din fila Inserare. În fereastra care se deschide, specificați intervalul cu datele numerice originale și celulele în care doriți să afișați liniile sparkline.

După ce faceți clic pe butonul „OK”, Microsoft Excel le va crea în celulele specificate. În fila „Design” care apare, le puteți personaliza în continuare culoarea, tipul, activați afișarea valorilor minime și maxime și așa mai departe.

10. Recuperați fișierele nesalvate

Imaginați-vă: închideți raportul cu care v-ați jucat cu ultima jumătate a zilei, iar în caseta de dialog care apare „Salvați modificările în fișier?” dintr-o dată, dintr-un motiv oarecare, apăsați „Nu”. Biroul îți anunță țipătul sfâșietor, dar este prea târziu: ultimele ore de muncă s-au dus la scurgere.

De fapt, există șansa de a remedia situația. Dacă aveți Excel 2010, faceți clic pe „Fișier” → „Recent” (Fișier → Recent) și găsiți butonul „Recuperare registre de lucru nesalvate” în colțul din dreapta jos al ecranului.

În Excel 2013, calea este ușor diferită: Fișier → Detalii → Control versiuni → Fișier - Proprietăți - Recuperare registre de lucru nesalvate.

În versiunile ulterioare de Excel, deschideți Fișier → Informații → Gestionare registru de lucru.

Se va deschide un folder special din măruntaiele Microsoft Office, unde se salvează copiile temporare ale tuturor cărților create sau modificate, dar nesalvate, într-un astfel de caz.

11. Comparația a două intervale pentru diferențe și coincidențe

Uneori, atunci când lucrați în Excel, trebuie să comparați două liste și să găsiți rapid elemente care sunt la fel sau diferite în ele. Iată cel mai rapid și mai intuitiv mod de a face acest lucru:

1. Selectați ambele coloane comparate (ține apăsată tasta Ctrl).
2. Selectați fila Acasă → Formatare condiționată → Evidențiați reguli pentru celule → Valori duplicate.
3. Selectați opțiunea Unic din lista verticală.

12. Selectarea (ajustarea) rezultatelor calculului pentru valorile cerute

Ați modificat vreodată valorile de intrare în calculul dvs. Excel pentru a obține rezultatul dorit? În astfel de momente te simți ca un artilerist experimentat: doar câteva zeci de iterații de „undershoot - overflights” - și iată-l, lovitura mult așteptată!

Microsoft Excel poate face acest lucru pentru tine, mai rapid și mai precis. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul „What If” din fila „Date” și selectați comanda „Selectare parametri” (Insert → What If Analysis → Goal Seek). În fereastra care apare, specificați celula în care doriți să selectați valoarea dorită, rezultatul dorit și celula de intrare care trebuie modificată. După ce faceți clic pe „OK”, Excel va executa până la 100 de „fotografii” pentru a găsi totalul necesar cu o precizie de 0.001.