2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09
Angajatul TED, Michael McWaters, a împărtășit 10 sfaturi pe blogul său pentru a-și menține căsuța de e-mail ordonată.
Cine, dacă nu editorii și managerii TED, pot vorbi despre metode de tratare a corespondenței aglomerate. Potrivit acestora, sute de scrisori vin la companie în fiecare zi, iar contorul de e-mailuri primite pentru unii angajați a depășit deja o mie de mult în urmă.
Michael McWaters, arhitect TED UX, oferă 10 soluții la această problemă.
Nu vei avea mai mult timp în viitor decât ai acum
Michael a observat că mulți oameni amână trimiterea prin corespondență pentru mai târziu, deoarece cred că la un moment dat în viitor vor avea mai mult timp să facă asta. Nu voi. Nivelul dvs. de angajare este probabil să rămână în următoarea săptămână, lună, an. S-ar putea chiar să fii fericit de asta. Dar va fi aceeași perioadă de timp pentru corespondență. Așa că începe să lucrezi cu ea chiar acum.
Încercați să începeți de la zero
Există două moduri de a face acest lucru:
- Acordați-vă puțin timp și mergeți să vă curățați corespondența în mai mulți pași. În funcție de câte e-mail-uri aveți, vă vor lua până la zece treceri pentru a le șterge. Dacă acest lucru este dificil, împărțiți lucrarea în câteva bucăți de 15 minute.
- Du-te la rupt. Pune deoparte trei sau patru ore și fă din Inbox-ul tău ideal de curățenie și ordine.
Luați ceva timp în fiecare zi
Pentru Michael, aceasta este cea mai grea parte a planului. Va trebui să lucrați cu e-mailul de mai multe ori în fiecare zi. El sfătuiește să aloci 15 minute la fiecare patru ore și să te concentrezi doar pe căsuța de e-mail.
Dacă scrisoarea nu este foarte importantă - ștergeți
Există tentația de a trimite fiecare scrisoare mai mult sau mai puțin importantă într-un folder separat pentru a o rezolva mai târziu. Dar dacă scrisoarea nu merită atenția ta acum, șterge-o.
Dezabonați-vă de la orice corespondență inutilă
Adesea păcătuiesc prin simpla ștergere a e-mailurilor din e-mailuri care nu sunt interesante pentru mine. Michael este mai categoric:
Dacă buletinul informativ nu vă interesează, nu numai că ștergeți scrisoarea, ci și dezabonați-vă de la ea.
În partea de jos a fiecărei litere există un buton „Dezabonare” sau Dezabonare. Folosiți-l conform instrucțiunilor. Și cu cât mai des, cu atât mai bine. Puteți folosi și serviciul Unroll.me, despre care am vorbit aici. Vă va dezabona automat de la e-mailurile inutile.
Dacă mesajul este încă în căsuța dvs. de e-mail, citiți-l
Dacă scrisoarea a fost verificată și nu v-ați dezabonat și nu ați șters-o imediat, atunci citiți-o. Dacă este scurt, citiți-l imediat. Dacă este lung, trimiteți e-mailul în folderul Citire creat anterior și reveniți la el când aveți mai mult timp liber. Michael crede că dacă ești sincer cu tine însuți, atunci procentul minim din toate scrisorile va cădea în acest dosar.
Este mai bine să răspundeți imediat la e-mailuri scurte
Dacă e-mailul pe care l-ați trimis necesită un răspuns rapid, vă rugăm să răspundeți… imediat. Nu astepta. După ce ați trimis răspunsul, ștergeți e-mailul. Dacă scrisoarea conține o copie trimisă unui alt destinatar, iar acesta nu trebuie să cunoască răspunsul dvs., eliminați-o de la destinatari.
Redirecționați e-mailurile colegilor dacă aceștia pot răspunde mai competent
Redirecționează e-mailul cu o mică explicație și șterge-l din căsuța de e-mail.
Ocupă-te cu sortarea
Orice serviciu de e-mail oferă utilizatorilor posibilitatea de a crea foldere. Este cel mai bun instrument pentru a gestiona corespondența aglomerată. Am creat un folder pentru muncă, fotografii, studiu și alte lucruri. Michael sugerează să facă foldere „Proiecte”, „Altele”, „Răspunde mai târziu”. Principalul lucru este că te simți confortabil.
Alegeți aplicația potrivită
Pentru mine, Mailbox a devenit o astfel de aplicație. Michael l-a ales și pe el. Dar există multe opțiuni. Puteți introduce cuvântul „mail” și numele sistemului de operare pentru care căutați un client în căutarea Lifehacker. Îți promit că vei găsi ceva potrivit.
Rezultat
Dacă nu ați putut citi articolul (spuneți-ne de ce), atunci iată o scurtă listă a tuturor pașilor:
- Dezasamblați inbox-ul dvs. în câteva runde.
- Decideți ce să faceți cu scrisoarea de îndată ce sosește.
- Curățați-vă corespondența din când în când.
- Dezabonați-vă de la e-mailurile inutile.
Recomandat:
Cum să restabiliți corespondența în Telegram
Pentru a recupera corespondența Telegram ștearsă, aveți doar 5 secunde. Dacă nu ai timp, va trebui să folosești o metodă mai puțin fiabilă
Cum să opriți distragerile și să începeți să vă gestionați timpul corect
Gestionarea corectă a timpului te va ajuta să nu-l mai pierzi și să începi să fii atent la ceea ce se întâmplă în jurul tău
Cum va fi corespondența noastră peste 5 ani
Aparenta simplitate a construcțiilor verbale din corespondență va ascunde grija pentru interlocutor și un nivel mai înalt de cultură a comunicării
10 discuții TED de la guru financiari pentru a vă învăța cum să gestionați banii
Puteți citi și urmări o mulțime de sfaturi despre cum să economisiți bani, dar nimic nu se schimbă până nu luați măsuri. Începeți acum
De ce merită să folosiți emoticoanele nu numai în corespondența personală, ci și în corespondența de afaceri
Emoticoanele vă ajută să vă transmiteți emoțiile, să atenueze criticile și să pară prietenoase și deschise în corespondență. Mai mult, cercetările moderne arată că emoticoanele oferă popularitate pe rețelele sociale, ajută la reținerea informațiilor și chiar pot face o persoană mai fericită.