„0 incoming” - un sistem clar pentru menținerea căsuței primite zero

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Citind acest articol, vei deveni regele e-mailurilor. Sincer.

Pentru mulți, e-mailul este încă un instrument de lucru incontestabil și suferință zilnică. Cineva primește șapte scrisori și le va rezolva rapid acum. Cineva are 46 de incoming, dar le va si grebla intr-o zi, pentru ca este obisnuit cu asta. Pentru fiecare persoană, există un anumit prag pentru numărul de e-mailuri primite pe zi, căruia îi poate face față fără a întârzia procesarea a doua zi și, în consecință, fără a crea blocaje în căsuța de e-mail. Puteți numi acest prag „natural”.

Dacă există mai multe e-mailuri decât poate procesa o persoană, atunci trebuie să vă schimbați abordarea cu privire la gestionarea e-mailurilor. Acest lucru va crește pragul la valoarea necesară într-un anumit caz. Trebuie să gestionați 100 de e-mailuri pe zi? Aceasta înseamnă că puteți face 100, doar utilizați metodologia corectă atunci când lucrați cu e-mail. Care? Să vă spunem acum.

Singurul indicator că o persoană poate gestiona corespondența este zero poștă primită la sfârșitul zilei de lucru. Principiul cheie al procesării competente a mesajelor primite este înțelegerea tipului de scrisoare în fața ta. Mai întâi trebuie să înveți cum să clasificăm clar literele și să știi ce să faci cu fiecare tip.

Toate e-mailurile primite pot fi împărțite în șapte categorii:

1. Nu trebuie să răspundeți, nu trebuie să citiți. Există două moduri pentru astfel de scrisori: arhivarea sau ștergerea. Dacă primești un alt buletin informativ pe care nu l-ai citit niciodată, atunci fă-ți o favoare - dezabonează-te. O singură acțiune în schimbul scăpării de zeci de astfel de e-mailuri în viitor. Vrem să învățăm cum să facem față fluxului de scrisori într-o zi? Mai puțin debit este mai ușor de gestionat. Nu-ți fie teamă să ratezi ceva important. Informațiile cu adevărat necesare vor ajunge la tine într-un mod diferit și vor apărea în fața ta cel puțin încă o dată.
2. Cu fisiere atasate. Acestea pot fi notificări despre necesitatea de a plăti pentru ceva sau informații pentru munca curentă sau viitoare. Este util să creați foldere separate pentru astfel de scrisori, dar fără fanatism. Prea multe foldere? Simplifica. Pentru a găsi ceva de care aveți nevoie mai târziu, nu aveți nevoie de o mie de foldere, ci de capacitatea de a utiliza funcțiile de căutare ale mailerului.
3. Răspunde în voie. Răspunsul pare a fi opțional, dar uneori curtoazia este de ajutor. Aici, acționați exclusiv în funcție de situație.
4. Cu o marjă de timp pentru familiarizare. Interesant de citit, dar nu este necesar. Încercați să clasificați cât mai multe e-mailuri posibil în această categorie și în cea anterioară. Aceasta este cheia pentru gestionarea eficientă a corespondenței.
5. Trebuie să răspund astăzi. Totul este simplu aici: luați și răspundeți fie acum, dacă ceva este foarte urgent, fie la sfârșitul zilei de lucru.
6. Trebuie să răspund, dar nu astăzi. Frumusețea e-mailului este că nu este un chat sau un telefon. Nimeni nu se așteaptă și nu trebuie să aștepte un răspuns prompt prin e-mail, dacă acest lucru nu este menționat în antetul scrisorii. Dacă o anumită zi este denumită ca termen limită pentru un răspuns sau dacă știți și înțelegeți cât timp trebuie să răspundeți, atunci plasați astfel de litere în folderul corespunzător. De exemplu, „Răspundeți luni”, „Răspundeți marți” și așa mai departe. Acum creați-vă o listă de verificare, care conține elementul „Dimineața, procesați corespondența amânată pentru astăzi”. Există, de asemenea, instrumente de automatizare specializate în astfel de scopuri: pentru Gmail și.
7. Scrisoare de neînțeles. Sunt litere greu de clasificat. Nu te chinui cu reflecții și convine cu tine să încadrezi astfel de litere într-una din categoriile enumerate mai sus.

Pe baza acestei clasificări, avem nevoie de foldere pentru categoriile 2, 3, 4 și 6.

Reguli pentru procesarea eficientă a e-mailurilor

• Pune deoparte 30 de minute la sfârșitul zilei de lucru pentru a-ți aduce căsuța de e-mail la zero. Acest lucru este mai eficient decât încercarea de a răspunde instantaneu la fiecare e-mail. Oamenii nu fac mai multe sarcini. Mai puține distrageri și schimbări, mai multă eficiență.
• Ce să faci cu e-mailurile urgente? Stabiliți-vă un interval la care vă verificați căsuța de e-mail pe parcursul zilei. De exemplu, o dată pe oră. Verificați-vă căsuța de e-mail pentru e-mailuri importante urgente și, dacă nu există, întoarceți-vă la lucru. Amintiți-vă de avantajul corespondenței: nu este un mijloc de comunicare instantanee. Este posibil ca problema menționată într-unul dintre e-mailurile non-urgente să fie rezolvată fără participarea dumneavoastră până la sfârșitul zilei, sau până la sfârșitul zilei veți primi mai multe informații, ceea ce vă va permite să rezolvați problema mai rapid si mai eficient.
• Ori de câte ori nu vă verificați poșta, păstrați-l închis. Oprește notificările. Salvează-te de contemplarea distragătoare a numărului de scrisori primite. Acum ai o altă slujbă, iar timpul pentru corespondență nu a venit încă. În momentele de îndoială cu privire la corectitudinea acestei abordări, amintiți-vă: nu vă aflați la o centrală nucleară, dar chiar dacă ați fi acolo, oricum nu ați fi fost informat prin e-mail despre supraîncălzirea reactorului.
• Folosiți-vă nevoia de a vă termina ziua de lucru la timp pentru a accelera procesarea corespondenței. De aceea se recomandă dezasamblarea inbox-ului la zero la sfârșitul zilei. Ai 30 de minute și vrei să treci repede. Practic, se dovedește a fi un fel de joc, dar poți și gamifica intenționat procesarea e-mailului.
• Fii scurt și la obiect.
• Fii pozitiv și prietenos. E-mailurile pot construi și distruge relații. În loc să rezolve probleme cu adevărat importante, oamenii alunecă uneori în încercări de a numi adversarul idiot cât mai delicat și ascuns posibil, iar tot textul se bazează pe asta. Nu este nimic ciudat în a-ți exprima atitudinea pozitivă față de destinatar cu o mică frază plăcută în corpul scrisorii. Prietenia ta se va întoarce la tine, iar corespondența ta va deveni mult mai semnificativă și mai eficientă.
• Trebuie să strângeți literele în ordine inversă. Si numai asa. Se pare că este mai logic să începem cu scrisori mai vechi, dar scopul nostru este zero inbox, ceea ce înseamnă că până la sfârșitul zilei de lucru vom ajunge chiar la prima scrisoare primită. Dacă vă răsfățați și începeți să lăsați pentru mâine ultimele scrisori pe care le-ați primit astăzi, atunci întreaga tehnică nu mai funcționează. De ce ați dori să învățați cum să trimiteți corespondență dacă nu respectați o regulă fundamentală? Continuați să lucrați ca înainte și suferiți.
• Deschideți doar literele de care aveți nevoie, trimițând restul la arhivă sau pentru ștergere. Folosim în exces abonamentele la lucruri inutile (un abonament la Lifehacker, dimpotrivă, este foarte necesar) și ca urmare obținem mai multe informații decât putem citi. Cum să distingeți literele dorite? Există o regulă simplă, dar foarte eficientă: deschideți numai acele scrisori care vă sunt adresate unei anumite persoane personal. Restul - in una din categoriile descrise la inceputul articolului in functie de situatie.
• Creați șabloane. Adesea, răspunsurile la e-mailuri sunt destul de standard, adică scrieți același lucru. Ai observat că scrii des această frază? Creați un șablon pentru copiere-lipire rapidă sau creați-l în serviciul de e-mail propriu-zis.
• Dacă e-mailul a fost procesat și mai este timp, atunci trebuie să îl utilizați rațional. Mergem la categoria literelor numărul 3, 4 și 6 și punem lucrurile în ordine acolo.

Acest tutorial, care se bazează pe sortarea corectă, după cum puteți vedea, este o completare excelentă la sfaturile mai generale pentru e-mail de la CEO-ul LinkedIn Jeff Weiner. De asemenea, nu rata cele 10 sfaturi de email ale lui Leo Babauta. De fapt, există multe modalități suplimentare de a profita la maximum de e-mailul dvs. Încercați tehnicile care vi se aplică, analizați rezultatele și nu uitați să lăsați în comentarii propriile sfaturi pentru îmbunătățirea eficienței lucrului cu e-mailul.