Caracteristicile Microsoft Word pe care veți dori să le aplicați în munca dvs

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Se pare că oamenii lucrează în Word de ani de zile, dar nu îi cunosc caracteristicile de bază sau nu urmează inovațiile. Este timpul să ne prindeți din urmă!

Câteva cuvinte despre motivul pentru care m-am angajat să descriu funcțiile deloc unice ale Microsoft Word. Articolul s-a maturizat în capul meu încet. Din când în când a trebuit să descriu colegilor și celor dragi capacitățile aceluiași editor. Perspectiva lor flagrată, surpriza la ceea ce au văzut, m-au determinat să scriu acest material. Sper că și tu vei învăța ceva nou pentru tine.

Toate următoarele sfaturi funcționează în Word 2013. Vă recomand cu căldură să treceți la această generație specială a programului dacă ați amânat tranziția dintr-un anumit motiv.

1. Începeți să tastați oriunde

Funcția Click-to-Write nu este nouă, dar nu toată lumea a auzit de ea. Adesea trebuie să observați cum o persoană dă clic pe butonul „Enter” de multe ori pentru a ajunge la sfârșitul paginii și, de exemplu, să introduceți acolo executorul scrisorii.

Un dublu clic al mouse-ului poate înlocui o duzină de taste.

Mutați cursorul peste locația de imprimare dorită și faceți câteva clicuri rapide cu mouse-ul. Word însuși va plasa linii noi, file și serif-uri pentru locul pe care l-ați indicat. Acest lucru este clar vizibil atunci când vă uitați la semnele de formatare ascunse.

2. Traduceți imediat

Întrebați-vă vecinul despre ce traducător preferă și cel mai probabil veți auzi despre Google, Yandex, PROMT, dar cu greu despre Bing. Din anumite motive, traducătorul de marcă Microsoft nu este foarte popular în zona noastră. Și în zadar, pentru că calitatea muncii sale este suficientă pentru nevoile de zi cu zi. Desigur, Office oferă traducere rapidă a textului folosind Bing. Recomand sa-l incercati.

Este foarte posibil să încetați să vă grăbiți între browser și Word, copiend și lipind la nesfârșit propoziții înainte și înapoi.

Există câteva zeci de limbi și trei metode de traducere din care puteți alege. Le puteți găsi în fila „Review”.

3. Utilizați kerning

Designerii știu bine ce este kerningul și operează adesea cu ea atunci când scriu texte. În termeni simpli, kerningul este responsabil pentru distanța (distanța) dintre litere în funcție de forma acestora. Modificarea acestei setări poate micșora sau extinde același cuvânt, propoziție sau paragraf în comparație cu starea standard. Am văzut cum oamenii au început să ștergă o parte din text sau, dimpotrivă, să „toarne apă” doar pentru a o încadra într-un anumit cadru. Kerning rezolvă astfel de probleme într-un mod mai sofisticat. Desigur, jocul dur cu el doare ochiul, dar manipulările minore pot fi adecvate.

Modificarea kerning-ului va fi utilă atunci când utilizați fonturi mari, de exemplu, când pregătiți paginile de titlu ale cărților, articolelor, rapoartelor.

Apăsați combinația Ctrl + D pentru a afișa caseta de dialog „Font”, accesați a doua filă „Avansat”. Aici te poți juca cu kerning. Și puțin mai mult pe subiect. Doar în treacăt, vreau să vă prezint un joc de browser interesant în care trebuie să ghiciți cel mai bun kerning pentru citire. Bucurați-vă!

4. Aplicați text ascuns

Poate un document Word gol să cântărească zeci sau sute de megaocteți? Da! Și pentru mulți, există o tulburare a minții. Oamenii nu văd niciun cuvânt în fața ochilor, dar nu pot înțelege de ce fișierul este atât de mare? Viruși diabolici sau hackeri dăunători? Nu. Totul este despre informații ascunse. Acestea pot fi grafice, imagini și text.

La fel ca și caracterele care nu pot fi imprimate, datele ascunse nu sunt afișate pe ecran sau tipărite, dar fac parte în continuare din document.

Cu text ascuns, puteți:

• Ascundeți temporar informațiile confidențiale.
• Lăsați comentarii sau oferiți răspunsuri la întrebări care nu trebuie amestecate cu textul principal.
• Imprimați mai multe versiuni ale aceluiași document, ascunzând alternativ diferite părți ale acestuia. În acest caz, nu trebuie să te încurci cu mai multe copii ale fișierului!

Selectați o parte sau tot textul, apăsați Ctrl + D și puneți o bifă în fața opțiunii „Ascuns”. Fragmentul dispare și devine disponibil pentru vizualizare numai în afișarea caracterelor neprintabile. Pentru claritate, datele ascunse sunt subliniate cu o linie de puncte negre.

5. Utilizați funcția „Inspector document” înainte de a salva

Old Word nu poate deschide fișierul sau se afișează incorect? Familiar tuturor și tuturor! Acest tip de necazuri în jurul meu se întâmplă cu o regularitate înspăimântătoare, deoarece multe organizații și oameni încă lucrează în Office 2003. Prin urmare, înainte de a trimite și/sau salva un document, merită să verificați compatibilitatea cu versiunile anterioare de Word. „Inspectorul de documente” este responsabil pentru aceasta.

De asemenea, știe să efectueze o verificare a lizibilității pentru persoanele cu dizabilități și, mai important, să găsească proprietăți și date ascunse într-un document.

De exemplu, funcția detectează prezența macrocomenzilor, a documentelor încorporate, a conținutului invizibil și a altor elemente de fișier potențial problematice.

6. Editați PDF

Abundența de opțiuni nu este întotdeauna benefică. Lucrul cu PDF este un prim exemplu în acest sens. Uneori, oamenii se pierd deja atunci când aleg instrumentul cu care doresc să proceseze fișierul PDF. Aici este clasicul Adobe Reader și alternativul Foxit Reader și orice browser mai mult sau mai puțin modern și multe alte servicii online. Cu toate acestea, una dintre cele mai de succes metode se află la suprafață - acesta este eroul articolului nostru.

Word 2013 nu numai că se deschide, dar face și posibilă editarea conținutului unui document PDF.

Editorul convertește textul, tabelele, listele, graficele și alte elemente într-un fișier DOCX, păstrând formatarea originalului cât mai precis posibil. Trebuie menționat că se dovedește foarte, foarte demn. De asemenea, puteți adăuga fișiere PDF într-un document Word ca obiect încorporabil. În acest caz, va fi afișată doar prima pagină a PDF-ului sau pictograma link-ului fișierului.

7. Inserați videoclipul

Nu este un secret pentru nimeni că vizualizarea pe termen lung a textului uscat reduce rapid atenția și duce la pierderea interesului pentru cititor. Prin urmare, aproape toți studenții, vorbitorii și angajații de birou diluează liniile cu diagrame, tabele, grafice și alte trucuri vizuale. Cu toate acestea, doar câțiva adoptă un instrument mult mai puternic - video.

Word poate încorpora videoclipuri de căutare Bing într-un document, poate adăuga videoclipuri YouTube și poate încorpora coduri de pe diferite site-uri web.

Și nu vă faceți griji cu privire la dimensiunea finală a fișierului. Documentul nu salvează videoclipul în sine, ci doar își face legătura într-o formă vizuală. Desigur, este necesară o conexiune la internet pentru a vizualiza.

8. Lucrați împreună la document și comentați editările

Amintește-ți cuvintele clasicului: „Ce nu face cineva – vom face împreună”? Ele sunt relevante până în ziua de azi. Dar nu toată lumea înțelege cum să organizeze corect munca în comun. Din păcate, încă se poate vedea cum o persoană evidențiază o bucată de text cu orice culoare, după care, între paranteze, își adaugă revizuirea sau obiecțiile și trimite documentul înapoi. În astfel de momente, începe o tresărire nervoasă a pleoapei. Cea mai recentă ediție a Word vă permite să adnotați și să faceți modificări confortabile într-un fișier public. Acesta ar trebui folosit!

Word 2013 face posibilă răspunderea la comentariile altor persoane, ceea ce face editorul un instrument excelent pentru discuții în munca de grup.

Petreceți câteva minute explorând fila Revizuire, împărtășiți noile abilități cu colegii dvs. și veți simți ușurința de a lucra împreună.

9. Simplificați-vă munca cu tabele

Lasă-mă să ghicesc, mai inserezi rânduri și coloane din tabel făcând clic dreapta și navigând la elementul de meniu corespunzător? Este mult mai ușor!

Plasați cursorul chiar deasupra/dedesubtul (stânga/dreapta) acolo unde intenționați să adăugați un rând sau o coloană. Word va sugera imediat mărirea tabelului.

Apropo, cea mai recentă versiune a editorului are câteva funcții noi pentru proiectarea tabelelor. Actualizați-vă cunoștințele.

10. Combinați părți ale documentului în blocuri

Sincer să fiu, există unii angajați care sunt gata să preia peste 100 de pagini dintr-un document doar pentru a pierde timpul. Dacă doriți să navigați rapid în fișiere mari, trebuie să stăpâniți mai multe comenzi rapide de la tastatură pentru o navigare fulgerătoare sau să vă structurați corect lucrările.

Utilizarea titlurilor de diferite niveluri vă permite să restrângeți elemente ale documentului la care nu lucrați în prezent.

Plasați cursorul lângă titlu, iar programul vă va solicita să restrângeți conținutul blocului. Astfel, chiar și cele mai enorme lucrări se pot încadra în doar câteva pagini.

Nu ai găsit nimic interesant pentru tine? Pentru orice eventualitate, citiți articolul Lifehacker despre 20 de cuvinte secrete pentru a vă ajuta să vă faceți munca mai ușoară. Sau da-ti sfatul in comentarii.