Cum să organizezi spațiul de lucru și timpul de birou

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Toată munca de la birou începe cu propriul spațiu de lucru, dar de multe ori oamenii nu acordă suficientă atenție acestui moment. Spațiul de lucru nu este doar mobilier și computer, ci și planificare, flux de lucru, instrumente suplimentare. Acest articol conține sfaturi simple despre cum să vă organizați corect locul de muncă.

Totul începe de la locul de muncă.

D. Carnegie

Munca începe cu locul de muncă și organizarea acestuia. Există, desigur, excepții sub forma unor personalități creative și unice pentru care această problemă nu este atât de importantă. Dar chiar și ei au propriul lor sistem de dezordine creatoare, chiar dacă nu o recunosc. Majoritatea oamenilor lucrează la birouri obișnuite în spații obișnuite de birou, iar următoarele sfaturi le sunt destinate.

Desktop

Mediul de lucru potrivit adaptează mintea la ritmul potrivit. Nu-ți ții casa în mizerie și știi exact unde și ce este. La fel este și la locul de muncă: totul ar trebui să fie la locul său și nimic de prisos care ar putea distrage atenția de la sarcinile principale.

Cum începe totul când tocmai vii la muncă? De pe desktop. Și sunt de obicei grămezi de hârtii, articole de papetărie împrăștiate, căni, niște suveniruri inutile și praf pe computer. Și care va fi starea internă din spatele unui astfel de loc de muncă? Dezasamblat. Tu, desigur, nu vei crede așa, dar subconștientul a decis deja totul. Oricare ar fi realitatea în jur, la fel ești și tu. Și conștiința a preluat acest gând și starea ta de spirit a dispărut.

Ține-ți biroul ordonat în orice moment. Începeți-vă ziua ștergând praful, reglați iluminarea, scrieți informații utile pe autocolante, spălați-vă ceașca de cafea, completați-vă calendarul - puneți-vă pe picioare. Aceste acțiuni simple vor dinamiza munca care urmează.

Locul de muncă ideal este un instrument pentru muncă, iluminare confortabilă, articole de papetărie esențiale și mobilier simplu pentru muncitor.

Cum să lucrezi: în picioare sau așezat? Tu decizi. Cred că e mai bine să stai, dar trebuie neapărat să faci pauze: să te plimbi, să faci puțină încălzire, să ia puțin aer curat, să urci 2-3 etaje pe scări. Programul meu de lucru: 45 de minute - o sarcină fără întrerupere, o pauză de 15 minute, apoi 1 oră de muncă continuă și 15 minute de odihnă. Așa este structurată ziua de lucru.

Nu uitați de propriul dulap sau arhivă, deoarece fiecare angajat are întotdeauna propriul său dosar personal sau arhivă de hârtie. De asemenea, puteți depozita articole personale în dulap pe care nu ați dori să le arătați. Fiecare raft și dulap ar trebui să-și îndeplinească funcția și să nu se intersecteze cu alte elemente. Acest lucru va face mai convenabil lucrul cu documente și diverse accesorii.

Gestionarea electronică a documentelor

Faceți copii de rezervă ale lucrării, documentelor, proiectelor, informațiilor despre servicii stocate pe computerul dvs. de lucru și trimiteți-le la serverul companiei sau la stocarea în cloud.

Câtă energie și nervi petrec oamenii din cauza informațiilor pierdute! Computerul s-a prăbușit, s-a blocat, cineva a șters din greșeală date importante. Nu repetați greșeala lor și faceți copii de rezervă. Nu lăsa circumstanțele să te controleze pe tine și munca ta.

Nu instalați aplicații inutile, majoritatea operațiunilor necesare sunt efectuate în pachete software standard. Dacă cunoașteți fluent un anumit instrument de lucru, cereți conducerii sau departamentului IT să îl instaleze, justificând munca dvs. eficientă în el.

Un alt sfat simplu: încercați să rămâneți la un singur lucru din spațiul dvs. electronic. Dacă vă plac serviciile Yandex, alegeți-le, dacă serviciile Google - lucrați cu ele. Veți cunoaște toate punctele forte și punctele slabe ale instrumentelor și, de asemenea, veți putea să vă configurați rapid sistemul într-un loc nou. Cursa pentru programe proaspete nu este întotdeauna justificată.

La stația de lucru, creați-vă ierarhia electronică simplă personală. Ar trebui să găsiți oricare dintre documentele dvs. vechi în cel mai scurt timp. Acest lucru este deosebit de important atunci când vi se cere să rezolvați urgent ceva și ați uitat unde sunt stocate aceste informații.

Scanați toate cele mai importante documente. O mulțime de conflicte de muncă între departamente au apărut din cauza unor lucrări importante pierdute.

Planificare

Ai observat că munca se transformă uneori într-o mizerie: o grămadă de sarcini, conversații, întâlniri, verificarea documentelor. Și te învârți în asta la nesfârșit. Se pare că muncești, dar e greu să-i spui muncă. În spatele tuturor acestora, imaginea generală a ceea ce se întâmplă nu este vizibilă, iar aceasta este una dintre problemele productivității moderne: există acțiuni, există și rezultate, dar nu prea se observă în rutină.

Pentru a evita acest lucru, este necesar să se întocmească un plan de sarcini și activități pentru o zi, săptămâna și chiar pentru o lună.

Majoritatea folosesc caiete sau agende. Da, asta e bine, dar hârtia este „memorie cu acces aleatoriu”, stochează toată fluiditatea, iar informația principală se pierde în abundența de pagini. Un caiet sau un jurnal este deja un mod arhaic de planificare. În jurnal, nu vedeți întreaga imagine a evenimentelor, nu vă dați seama când este mai bine să faceți un lucru și când altul și puteți rata, de asemenea, un eveniment important. Nu există nicio modalitate de a extrage datele necesare și de a efectua o analiză cuprinzătoare. Imaginează-ți câte pagini trebuie să răsfoiești pentru a aduna informațiile necesare.

Acum există multe aplicații și servicii online pentru organizarea timpului de lucru. Crede-mă, acest lucru ar trebui făcut dacă vrei să lucrezi productiv, indiferent de situație și starea de spirit. Lista de lucruri de făcut astăzi se referă la gestionarea eficientă a sarcinilor și a timpului.

Folosesc sistemul de planificare context în mediul Outlook al lui Gleb Arkhangelsky. Ce îmi place la el: simplitatea și eficiența instrumentului, o aplicație cunoscută, combinația de calendar, sarcini și e-mail într-un singur spațiu de informații, integrare cu aplicații de birou. Orice angajat poate fi instruit în acest sistem de planificare într-un timp scurt.

Iată câteva sfaturi pentru organizarea timpului de lucru:

• Planificați flexibil, în context, nu rigid în timp.
• Învață să înțelegi ce este important și ce nu.
• Despărțiți-vă cu ușurință de chestiuni nesemnificative.
• Apreciază calitatea timpului petrecut, nu timpul în sine.
• Spune-ți nu ție și altor oameni atunci când este necesar.
• Începeți-vă ziua cu sarcini provocatoare și neplăcute.
• Când planificați sarcini și proiecte la locul de muncă, stabiliți termene limită pentru acestea.

Un truc psihologic puternic este să tăiați o sarcină finalizată sau să puneți o căpușă în față. Acest lucru vă va oferi un plus de energie interioară pentru a obține rezultate grozave. Vei vedea că totul nu este în zadar.

Lucrul cu poșta

Cum să organizezi munca cu poșta?

În primul rând, trebuie să setați timpul de funcționare cu acesta pentru a reduce numărul de întreruperi. Cel mai bine este să faceți acest lucru dimineața, când sarcinile încep să se formeze și după-amiaza, când trebuie să verificați cum stau lucrurile.

În al doilea rând, nu ar trebui să răspundeți imediat la scrisori ambigue. Trebuie să vă gândiți la toate: recurs, construirea unui răspuns, informații suplimentare. Încercați să mențineți subiectivitatea cât mai scăzută posibil. Uită de răspunsurile rapide, așa cum făcea toată lumea pe rețelele sociale.

În al treilea rând, nu supraîncărcați textul scrisorii cu informații care sunt înțelese doar de expeditor însuși. Încercați să răspundeți pe scurt și succint, cântărind fiecare cuvânt. În era noastră digitală, acest lucru este foarte important: pe nimeni nu este interesat să treacă prin inferențe unice.

Și, în sfârșit, nu uitați de netichetă: adresarea destinatarului, stilul de scriere, informațiile despre caz, informațiile de contact. Aflați cum să scrieți o scrisoare, să analizați ceea ce ați scris și cum să aplicați.

Instrument suplimentar

Un alt lucru care vă ajută să vă eficientizați munca este tabla albă. Un instrument indispensabil, mai ales atunci când departamentul face brainstorming sau rezolvă o problemă serioasă cu etape intermediare.

În cariera mea profesională, board-ul a fost un atribut indispensabil al mediului de lucru. Este util și în ceea ce privește economisirea hârtiei. Nu veți crede câte foi sunt cheltuite pentru a vă explica ideile și soluțiile.

Datorită gândirii vizuale (toată lumea o are), oamenii pot să deseneze împreună pe tablă, să-și explice gândurile și să sugereze cele mai bune soluții la o problemă. Toată lumea poate vedea și înțelege totul.

Aș dori să adaug că muzica mă ajută în munca mea. Are un efect pozitiv asupra productivității mele, mai ales atunci când trebuie să lucrez cu sarcini repetitive pe un computer sau să întocmesc un pachet mare de documente. În general, este bine să începi dimineața cu muzică pozitivă. Dar nu ar trebui să-l porniți pentru toată lumea, amintiți-vă: nu lucrați singur, pentru cineva muzica doar va interfera.