20 de tehnici eficiente de gestionare a timpului

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Organizează-ți viața astfel încât să nu pierzi niciun minut.

1. Regula 1-3-5

Orele tale de muncă în timpul zilei sunt limitate, iar regula 1-3-5 îți permite să-l petreci cel mai înțelept. Esența sa este următoarea: într-o zi poți face o singură sarcină mare, trei medii și cinci mici. Sunt nouă cazuri în total, nici mai mult, nici mai puțin. Regula va ajuta la curățarea treptat a molozului, fiind la timp și fără suprasolicitare.

2. Regula de trei

Pentru cei care nu sunt în ton cu cifrele sau nu pot face nouă lucruri pe zi, Chris Bailey, autorul cărții My Productive Year, a venit cu regula de trei. Se spune că a face cele mai importante trei lucruri în fiecare zi este suficient pentru a fi productiv.

În loc să vă împrăștiați energia și atenția peste câteva zeci de articole dintr-o listă de verificare, alegeți cele mai importante trei sarcini ale zilei și concentrați-vă asupra lor. Selectați încă trei a doua zi și așa mai departe. Acest lucru vă va menține concentrat. Aceeași regulă poate fi aplicată pentru stabilirea obiectivelor pentru săptămână, lună sau an.

3. Metoda 10 minute

Ai o sarcină pe care nu vrei să o începi? Spune-ți: „Voi face asta doar 10 minute și apoi mă voi odihni.” Cel mai probabil, în acest timp vei fi atras de muncă și nu te vei mai putea opri.

4. Pomodoro

Acest sistem a fost inventat de Francesco Cirillo pentru a-și facilita pregătirea pentru examene. Ajută la concentrarea oamenilor care sunt ușor distrași. Este, de asemenea, o modalitate bună de a controla cât timp petreci la o anumită slujbă.

Așa funcționează Pomodoro: luați un cronometru și îl setați la 25 de minute. După aceea, concentrează-te pe munca ta. Când s-au terminat cele 25 de minute, te odihnești timp de 5 minute și apoi faci totul din nou. După patru cicluri, vei avea o pauză mare de o jumătate de oră.

5. Metoda 90/30

Metoda 90/30 este folosită de scriitorul și bloggerul Tony Schwartz, co-fondatorul Buffer Leo Widrich, criticul literar Benjamin Che Kai Wai și antreprenorul Thomas Oppong.

Esența sa este următoarea: muncești din greu timp de 90 de minute, apoi te odihnești o jumătate de oră, apoi repeți ciclul. În acest caz, primele 90 de minute le dedici celei mai importante sarcini pe care trebuie să o faci în timpul zilei, iar următoarele segmente le dedici lucrurilor mai puțin importante.

Conform cercetărilor realizate de The Enchanted World of Sleep de către specialistul Yale Peretz Lafee, 90 de minute este timpul optim pentru ca o persoană să se concentreze eficient pe o singură sarcină. Iar o jumătate de oră este suficientă pentru odihnă completă, ceea ce este confirmat de cercetările Somnului și Vegherii de către neurofiziologul Nathan Kleitman.

6. Metoda 52/17

Aceasta este o versiune privată a metodei anterioare. Nu este diferit decât în cifre: lucrezi 52 de minute, apoi te odihnești 17 minute. Conform experimentului The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity, realizat de serviciul de angajare The Muse folosind aplicația DeskTime, aceste perioade de timp vă ajută să rămâneți productiv și să evitați suprasolicitarea. Prin urmare, folosește metoda 52/17 dacă simți că nu ai puterea de a lucra 90 de minute la rând.

7. Mănâncă broaște

Metoda a fost inventată de Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs, vorbitor motivațional și autor de autoajutorare Brian Tracy. El numește „broaștele” sarcini neplăcute și dificile pe care trebuie să le îndeplinești, în ciuda reticenței tale. Fă un lucru chiar de la începutul zilei - mănâncă broasca. Și atunci îți va fi mai ușor: vei arunca această piatră de pe suflet și îți vei asigura o dispoziție bună pentru toată ziua.

8. Blocuri de timp

Un lucru neplăcut la listele de activități este că nu vă oferă o idee despre cât timp durează o sarcină. „Cumpărați pâine” și „Finalizare raport” ocupă un rând în listă, dar aceste sarcini sunt incomparabile ca complexitate și importanță.

Un calendar este mult mai bun decât o listă de activități: vă permite să controlați vizual timpul. Vedeți un bloc mare și vă dați seama că sarcina nu este ușoară. Prin urmare, încercați tehnica „blocurilor de timp”: puneți-le în calendar și alocați timp pentru fiecare în funcție de complexitatea sarcinii. Și în timp ce faci cutare sau cutare sarcină, nu te lăsa distras de alții.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) este un sistem de productivitate inventat de antrenorul de afaceri David Allen. Principiile sale principale sunt următoarele:

1. Notează-ți toate faptele și ideile într-un singur loc, așa-numitul Inbox.
2. Sortați periodic conținutul căsuței primite prin prioritizarea și sincronizarea sarcinilor. Plasați notele în foldere în funcție de conținutul lor - „Munca”, „Acasă”, „Cumpărături” și așa mai departe.
3. Efectuați revizuiri - aruncați notele inutile, tăiați cazurile finalizate, mutați materialele care și-au pierdut relevanța pentru arhivă.
4. Când totul este planificat, continuați cu execuția. Sarcini care pot fi finalizate în câteva minute, rezolvați imediat. Altele pot fi delegate sau plasate pe un calendar.

Puteți afla toate complexitățile GTD în ghidul nostru.

10. ZTD

Leo Babauta, autorul blogului de productivitate Zenhabits, crede ca sistemul GTD al lui David Allen este foarte complex si necesita prea mult efort. El oferă sistemul său Zen to Done. Pentru a-l urma, trebuie să dezvolți 10 obiceiuri simple.

1. Colectați toate informațiile în Inbox.
2. Procesați toate înregistrările fără a le lăsa în spate.
3. Planificați-vă obiectivele principale pentru fiecare zi și cele mai mari obiective pentru săptămână.
4. Concentrați-vă pe un singur lucru la un moment dat, fără a vă împrăștia atenția.
5. Creați liste simple și scurte de activități.
6. Organizați-vă notele în categorii în funcție de conținutul lor, la fel ca în GTD-ul original.
7. Examinați-vă notele în mod regulat și scăpați de lucrurile inutile.
8. Simplifica. Reduceți lista sarcinilor și obiectivelor dvs., scrieți scurt și clar.
9. Pentru a vă conecta la serviciu, mențineți o anumită rutină zilnică în orice moment.
10. Fă ceea ce vrei cu adevărat să faci.

11. Kanban

Metoda japoneză de productivitate care vă ajută să urmăriți ceea ce faceți, ceea ce ați făcut deja și ce trebuie făcut în viitor. Kanban vizualizează vizual fluxul de lucru.

Luați o tablă cu autocolante (sau vă înscrieți pentru un manager de activități cum ar fi Trello) și desenați trei coloane pe ea: De făcut, Doing, Done. Apoi scrie-ți treburile pe note lipicioase și plasează-le în coloana corespunzătoare, în funcție de ceea ce faci și de ceea ce ai făcut deja.

12. Regula celor două minute

Această regulă este o parte integrantă a GTD, dar poate fi folosită chiar dacă nu sunteți un fan al tehnicii lui Allen. Dacă sarcina durează mai puțin de două minute, faceți-o imediat. Deci îți descarci creierul, pentru că nu trebuie să-ți mai amintești despre acest caz.

13. Zero Inbox

Zero Inbox a fost inventat de scriitorul și expertul în performanță Merlin Mann și funcționează bine cu GTD. Mann l-a aplicat la e-mailuri, dar puteți gestiona cazuri, documente, note și alte informații în același mod. După cum sugerează și numele, scopul acestei tehnici este să vă păstrați Inbox goală.

În sistemul GTD original, Inbox-ul a continuat să adune o grămadă de intrări. Trebuie să vă faceți timp pentru a le rezolva și este ușor să treceți cu vederea ceva important într-o căsuță de e-mail plină. Mann recomandă dezasamblarea conținutului imediat ce sosește. Deschideți o Mesaje primite și decideți ce să faceți cu fiecare articol: ștergeți, delegați, răspundeți, amânați sau completați. Nu îl închideți până când nu ați efectuat una dintre acțiunile specificate cu toate elementele.

În plus, filtrele automate în e-mail, folderele inteligente și programele de sortare a documentelor vă vor ajuta să economisiți timp.

14. Proaspăt sau prăjit

Proaspăt sau prăjit se traduce prin „proaspăt sau prăjit”. Această filozofie a fost creată de „Dominează-ți ziua cu sistemul de prioritizare „proaspăt sau prăjit” de către bloggerul Stephanie Lee. Potrivit ei, când te trezești dimineața, creierul tău este „proaspăt”, dar pe măsură ce ziua înaintează, se „prăjește”. Aceasta înseamnă că trebuie să stabiliți timpul maxim de productivitate și să aveți timp să faceți toate cele mai importante lucruri într-o zi în această perioadă. Asa functioneaza.

1. La sfârșitul zilei, când ești deja obosit, fă-ți 15 minute pentru a crea o listă de lucruri de făcut pentru mâine.
2. Mutați cele mai importante sarcini la începutul zilei, la secțiunea Proaspăt. Lucrurile care nu vă plac sunt trimise acolo - chiar „broaștele”. Ele trebuie făcute cât mai aveți putere.
3. Lucruri mai puțin urgente, mai puțin dificile și mai plăcute merg la secțiunea Fried – adică după-amiaza, în funcție de programul tău. Îți vor încărca mai puțin creierul.
4. Urmează-ți lista a doua zi dimineață. Apoi compune unul nou seara.

Stephanie recomandă FoF persoanelor care află în fiecare seară că sunt complet epuizate, dar nu au avut timp, deși au muncit toată ziua.

15. Metoda iceberg

Ramita Sethi, autorul cărții Te voi învăța să fii bogat, folosește această metodă pentru a salva informații pentru mai târziu. Funcționează astfel: salvați toate e-mailurile, notele, articolele, listele într-un singur loc - de exemplu, într-un serviciu de luare de note precum Evernote sau Notion, sau ca documente. Apoi distribuiți aceste materiale folosind etichete, foldere și categorii - după cum doriți.

Revizuiți aceste informații la fiecare 4-6 săptămâni și luați în considerare dacă pot fi aplicate în practică. Dacă ceva este inutil, aruncați-l sau arhivați-l. Acest lucru vă permite să vă creați propria bază de cunoștințe.

16. Focalizare automată

Focalizarea automată a fost inventată de Sistemul de management al timpului Autofocus de către expertul în performanță Mark Forster. Acest sistem de planificare este potrivit pentru oamenii creativi cărora le este greu să urmărească GTD.

Scrie toate activitățile tale într-un caiet fără nicio ordine. Apoi parcurgeți lista, alegeți-le pe cele care trebuie făcute cât mai curând posibil și sortați-le. Când sarcinile urgente sunt rezolvate, continuați cu cele care vă plac cel mai mult acum. Dacă nu ați finalizat ceva - mutați-l la sfârșitul listei, veți reveni la asta mai târziu. Și repeta acești pași zi de zi.

17. Matricea Eisenhower

Această schemă a fost creată de președintele american Dwight D. Eisenhower. Matricea are patru secțiuni pentru sarcini: non-urgent și neimportant, urgent, dar nu important, important și non-urgent și urgent și important. Împărțiți-vă sarcinile în secțiuni și puteți afla pe ce vă petreceți cel mai mult timp și căror sarcini ar trebui să li se acorde mai multă atenție.

18. Metoda 4D

4D a fost inventat de Edward Ray, un scriitor motivațional și consultant. Metoda este menită să ajute oamenii care sunt îngroziți la vederea listei lor de lucruri de făcut și nu știu cum să abordeze toate elementele acumulate.

Ray susține că trebuie să memorezi doar patru cuvinte pentru litera D și atunci nu te vei pierde în inima în fața munților de muncă. Aici sunt ei:

• Efectuați - Dacă vi s-a atribuit o sarcină, cel mai bine este să o faceți acum și să o tăiați de pe listă.
• Delegat - când nu poți sau nu ai timp să executi ceva, dar ai un asistent relativ liber, transferă-i sarcina.
• Șterge - Unele lucruri nu sunt atât de importante. Eliminați-le eliminându-le definitiv din lista de sarcini. Dacă încearcă să-ți impună responsabilități inutile, învață să spui „nu” politicos.
• Întârziere - Când o sarcină este prea mare sau nu necesită execuție imediată, aceasta poate fi amânată. Dar cu siguranță trebuie să-i stabilești termene limită clare, altfel va rămâne greutatea moartă.

Selectați o sarcină, faceți o acțiune 4D cu ea și apoi treceți la următoarea.

19. Timpul

De obicei, oamenii care încearcă să fie productivi țin evidența timpului pe care îl petrec cu lucruri importante și uită complet să ia în considerare perioadele în care fac prostii. Această problemă este rezolvată prin tehnica „Timing”, care a fost inventată de expertul în domeniul managementului timpului Gleb Arkhangelsky. Îți permite să înțelegi unde îți petreci timpul, te învață să fii mai atent la ceea ce faci și să distragi mai puțină atenția.

Ia un caiet și notează toate acțiunile tale și cât de mult le-ai făcut, cu o precizie de 5-10 minute. Înregistrați momentele de lucru, negocierile, întâlnirile și chiar timpul petrecut pe YouTube și în jocuri. Ia-ți câteva săptămâni pentru asta. Apoi răsfoiește caietul, recunoaște-ți „cronofagii” din vedere și trage concluzii. Poate că trebuie să vizionezi videoclipuri mai puțin amuzante sau să petreci mai puțin timp bând cafea, sau inamicul tău sunt apelurile telefonice.

20. Metoda Tim Ferriss

Timothy Ferriss este un guru al productivității care a venit cu propria sa metodă de organizare a muncii bazată pe două reguli. Prima este Regula 80/20, sau Principiul Pareto, care afirmă că 80% din munca noastră poate fi realizată în 20% din timp. Restul de 20% va dura 80% din timp. A doua este legea Parkinson: munca umple tot timpul alocat acesteia.

Implicația acestui lucru, spune Ferriss, este că nu trebuie să muncești mai mult pentru a face totul - trebuie să te concentrezi mai bine. Vă permite să lucrați cu dedicație deplină doar 20% din timpul de lucru, dar puteți reface toate lucrurile cu adevărat importante. Iar restul de 80% pot fi dedicati unei rutine simple, astfel încât să vă puteți concentra asupra sarcinilor prioritare și să evitați suprasolicitarea.