13 lucruri din corespondența de afaceri care pur și simplu enervează

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Dacă nu vrei să-l enervez pe cealaltă persoană, nu face asta.

1. Lipsa salutului

Nu scrii o scrisoare de afaceri din plăcere, ai nevoie de ceva de la destinatar. Prin urmare, este corect să o începeți cu un act de politețe - un salut. A face fără ea este ca și cum ai deschide ușa biroului altcuiva cu piciorul.

Cum să nu

E mai bine așa

2. Expresia „Bună ziua”

Dacă nu scrieți o scrisoare de afaceri direct din anii 2000, atunci alegeți o formulare mai modernă. Nu contează că nu poți prezice exact când va citi cealaltă persoană mesajul. Opțiunea „bună ziua” este cea mai neutră, dar poți folosi și perioada în care trimiți scrisoarea. Și lăsați „momentul bun al zilei” pe forumurile pe jumătate moarte din trecut.

Cum să nu

E mai bine așa

3. Manevrarea erorilor

Este uimitor câte greșeli pot fi făcute într-un text atât de scurt. În primul rând, mulți au luat regula separată prin virgulă la propriu. Acest lucru dă naștere la capodopere precum „Dragă Anton Mihailovici”. Un apel nu este doar un nume, ci și cuvinte dependente de el.

În al doilea rând, verificați cu atenție numele destinatarului. Nu sunați pe Alekseev Alexandras, Marin Marias și descifrați inițialele.

Cum să nu

E mai bine așa

4. Abrevieri și răspunsuri monosilabice

Scrierea de afaceri necesită să comunicați în propoziții complete. Această abordare are un beneficiu practic: interlocutorul nu trebuie să ghicească ce vrei să spui, pentru că dezvăluii toate nuanțele și nu dai ocazia de a interpreta greșit cuvintele. Și „OK” tău poate însemna orice. În plus, tăieturile nu economisesc mult timp.

Cum să nu

E mai bine așa

5. Umor și metafore

O scrisoare de afaceri nu ar trebui să lase loc de interpretare. Toate cuvintele sunt folosite în sensul lor direct și nu implică interpretări diferite. În caz contrar, așteptați o rundă suplimentară de corespondență, în care veți afla cine a avut în vedere ce anume. Și poate dura mult timp.

Cum să nu

E mai bine așa

6. Semne de exclamare

Semnele exclamării nu sunt adesea folosite în textele literare, deoarece sunt concepute pentru a exprima sentimente puternice. O scrisoare de afaceri nu este o platformă de exprimare, chiar dacă chiar vrei să-i exprimi interlocutorului ceea ce crezi despre ea.

Poate că nu vrei să spui nimic special, dar pentru interlocutor, semnul exclamării va fi un semnal că probabil că face ceva greșit. Așa că ține-ți sub control atât simțurile, cât și combinația de taste Shift + 1. O exclamație este potrivită doar în circulație.

Cum să nu

E mai bine așa

7. O abundență de birocrați

Dorința de a te exprima mai formal generează adesea construcții monstruoase în care este extrem de greu de deslușit sensul. Nu abuzați de fraze complexe și scrieți mai ușor.

Cum să nu

E mai bine așa

8. Caps Lock

Nu merită să evidențiați liniile cu majuscule. Pe internet, încă simbolizează țipetele. Nimănui nu-i place să fie strigat. Pentru a clarifica mesajul, trebuie doar să-l clarifice.

Cum să nu

E mai bine așa

9. Expresie „Mulțumesc anticipat”

Mulțumesc, desigur, nu poți pune în buzunar, dar recunoștința timpurie îl pune pe interlocutor într-o poziție incomodă. O persoană educată se va simți obligată să-ți îndeplinească cererea, chiar dacă înțelege că nu ar trebui să o facă. Și vei fi amintit pentru problemele aruncate.

Dacă interlocutorul trebuie totuși stimulat, este mai bine să descrii cât de benefic este pentru el să răspundă solicitării tale.

Cum să nu

E mai bine așa

10. Linie de subiect ciudată sau deloc subiect

Este nesigur să deschizi scrisori de neînțeles, așa că un mesaj fără subiect riscă să ajungă la spam. Desigur, o persoană va fi foarte supărată când va descoperi că sub cuvintele „Zina, cauciuc” se afla un document important ascuns directorului fabricii de anvelope, Zinaida.

Cum să nu

E mai bine așa

11. Familiaritate

Nu ar trebui să vă abateți de la stilul dvs. de afaceri, chiar dacă destinatarul este cel mai bun prieten al tău. În primul rând, poate fi necesar să trimită o scrisoare șefului sau contractorilor săi. În al doilea rând, scrisoarea poate cădea în a treia mâini din greșeală și o poate compromite și, în același timp, și tu.

În al treilea rând, trebuie să faceți distincția între personal și serviciu. Interesele corporative nu coincid întotdeauna cu cele personale. Merită să vă lăsați spațiu de manevră pentru a menține relații de prietenie fără a face concesii în negocieri.

Cum să nu

E mai bine așa

12. Lipsa istoricului corespondenței

Dacă discutați în mod activ cu cineva, destinatarul este conștient de despre ce este vorba în conversație și poate reveni cu ușurință la începutul dialogului rotind rotița mouse-ului. Dar când schimbi ocazional scrisori prin e-mail, interlocutorul poate uita cine ești și ce ai nevoie de la el.

Ușurează-i persoanei să o facă: într-un paragraf, reamintește-i persoanei despre ce vorbește.

Cum să nu

E mai bine așa

13. Manipularea necorespunzătoare a firelor de mesaje

Serviciile și agenții de corespondență vă permit să lucrați cu fire de mesaje. Este un instrument cu adevărat util dacă este manipulat corect. Dar nu toată lumea reușește.

Poate că ați devenit deja victima unui corespondență în masă, ai cărui participanți nu răspund direct autorului, ci tuturor. Drept urmare, o conversație neinteresantă vă umple căsuța de e-mail și vii cu pedepse pentru cei care nu găsesc butonul potrivit. În același timp, informațiile care nu sunt destinate privirilor indiscrete intră adesea în câmpul informațiilor generale.

Medalia are și un dezavantaj: atunci când, într-o conversație importantă, unul dintre participanți nu răspunde tuturor, ci unei singure persoane. Iar destinatarul trebuie să petreacă mult timp trimițând scrisori în loc să-și facă treaba.