Cum să curățați rapid și ușor căsuța de e-mail Gmail

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Problema numărului din ce în ce mai mare de mesaje necitite din căsuța de e-mail deranjează un număr foarte mare de utilizatori. Pentru a o rezolva, au fost create zeci de extensii și s-au scris multe articole despre metodologia de utilizare a Gmail. Cu toate acestea, nu este deloc necesar să inventezi ceva nou dacă există instrumente de lucru dovedite. În acest articol, vă voi arăta cum să gestionați traficul de e-mail folosind sistemul de comenzi rapide Gmail.

Etichetele Gmail sunt etichete personalizate pe care le puteți folosi pentru a clasifica e-mailurile. În același timp, spre deosebire de foldere, o scrisoare poate avea mai multe etichete, adică o scrisoare poate fi simultan în mai multe categorii.

Unul dintre motivele depășirii treptate a căsuței de e-mail este că mulți utilizatori îl folosesc pentru a stoca toate e-mailurile care intră în căsuța lor de e-mail. În același timp, analiza e-mailului începe cu cele mai noi litere, astfel încât acele mesaje care se află în partea de jos a cutiei poștale s-ar putea să nu-ți ajungă niciodată în ochi.

Sistemul de etichete pe care îl folosesc îmi permite să procesez scrisorile nu în funcție de ora de sosire, ci în funcție de importanța lor. Puteți sorta cu ușurință toate e-mailurile în categorii de acțiuni intenționate și vă puteți dedica timpul lucrurilor cu adevărat importante și nu nedoritelor publicitare. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să creați cinci etichete noi.

• „!Urgent!”. Scrisorile care necesită măsuri urgente se încadrează în această categorie. Această etichetă necesită atenție în primul rând, deoarece e-mailurile marcate cu ea trebuie procesate imediat.
• "Planificat." Marcați cu această etichetă acele litere care vă cer să acționați în viitorul apropiat și să aibă o anumită dată. De exemplu, un memento pentru a plăti pentru găzduire în curând sau o notificare a unei întâlniri viitoare.
• "A raspunde". Această categorie va colecta toate e-mailurile la care doriți să răspundeți, dar nu există limită de timp pentru răspunsul dvs. Evident, acest e-mail va fi procesat pe măsură ce timpul devine disponibil.
• "Aşteptare". Uneori există situații în care o afacere sau un proiect despre care ați discutat în corespondența dvs. prin e-mail, după cum se spune, îngheață. Adică ai făcut tot ce depinde de tine de partea ta, iar acum doar aștepți un răspuns sau următoarea comandă. Scrisori care nu necesită nicio participare activă din partea dvs. în acest moment, dar sunt încă importante, le marchem cu această etichetă.
• "Făcut". Aceasta este o etichetă pentru cazurile finalizate și problemele rezolvate. În principiu, ar fi posibil să arhivați imediat o astfel de corespondență, dar este mai bine să o puneți temporar într-un tată separat. Acest lucru vă va permite să vă răsfățați respectul de sine la sfârșitul săptămânii de lucru și vă va servi și ca material pentru analiza productivității.

Astfel, analiza inițială a corespondenței în Gmail se reduce la o privire rapidă asupra antetelor sau a conținutului și la clasificarea tuturor e-mailurilor. Vă va lua un ordin de mărime mai puțin timp decât procesarea secvențială a fiecărei litere, așa că foarte curând căsuța dvs. de e-mail va fi complet goală.

Odată ce se întâmplă acest lucru, puteți naviga la „! Urgent!” și abordează acele litere care contează cel mai mult. Când ne-am ocupat de această categorie prioritară, trecem la categoria sarcinilor planificate anterior și le executăm pe cele care urmează să expire. Dacă după aceea mai aveți timp, deschideți folderul cu litere secundare care așteaptă un răspuns. Acest proces, de regulă, nu necesită mult efort și atenție specială, prin urmare poate fi efectuat la sfârșitul zilei de lucru. Ei bine, literele etichetate „Terminat” pot fi admirate o dată pe săptămână la însumarea rezultatelor.

Astfel, cu ajutorul acestor pași simpli, poți oricând să acorzi suficientă atenție lucrurilor importante și să nu o irosești pe corespondență goală. Cutia ta poștală va fi mereu goală și nu vei mai pierde niciodată o singură scrisoare în haosul și confuzia a mii de scrisori nevăzute.

Folosiți etichete Gmail pentru a vă sorta e-mailurile?