15 sfaturi pentru Google Calendar pentru a le folosi pe deplin

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 04:09

Aplicați taste rapide, adăugați locuri de întâlnire și ascundeți evenimentele private.

1. Creați calendare separate pentru nevoi diferite

În mod implicit, Google vă oferă un singur calendar, care stochează toate evenimentele dvs. Dacă îl utilizați în mod activ, sarcinile de lucru și întâlnirile, treburile casnice și evenimentele personale se vor amesteca și se vor transforma într-o adevărată groapă.

Prin urmare, este mai bine să creați mai multe calendare pentru diferite tipuri de evenimente. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe pictograma roată din partea de sus și accesați setările. Acolo, selectați opțiunea „Adăugați calendar” → „Creează calendar”. Furnizați un titlu și, dacă este cazul, o descriere. În acest fel, puteți păstra munca de făcut într-un calendar, programul de antrenament într-un altul, zilele de naștere într-un al treilea și așa mai departe.

2. Aboneaza-te la calendarele colegilor

Uneori trebuie să urmărim ceea ce fac prietenii sau colegii noștri. Dacă folosesc Google Calendar, puteți să vă adăugați calendarele și să urmăriți evenimentele care apar acolo.

În bara laterală din stânga, găsiți linia care spune „Găsiți persoane”. Introdu numele sau adresa de e-mail a prietenului tău acolo. În fereastra pop-up care apare, faceți clic pe „Solicitați acces” și persoana va primi un mesaj în care îi cere să îi permită să-și vadă calendarul. Când îți confirmă accesul, evenimentele pe care le-a creat vor fi afișate în secțiunea ta „Alte calendare”.

3. Alegeți o oră pentru întâlnire care se potrivește tuturor

Ai nevoie să organizezi o întâlnire cu colegii sau întâlniri cu prietenii, dar nu găsești un moment în care toată lumea va fi liberă? În loc să trimiteți invitații, utilizați funcția „Găsiți ora”.

Creați un eveniment nou și faceți clic pe butonul „Mai multe opțiuni”. Pe pagina care se deschide, selectați fila „Găsiți ora”. În caseta Adăugați invitați din dreapta, introduceți numele persoanelor pe care doriți să le invitați - Google vă permite să adăugați până la 20 de persoane. Evenimentele lor vor apărea în fața ta. Dacă cineva are ceva planificat, va fi marcat ca „Ocupat”. Rămâne doar să găsim un moment pentru întâlnire când toată lumea este liberă.

4. Ascunde evenimentele private

Să presupunem că trebuie să țineți o întâlnire confidențială. Și nu vrei ca întregul birou să vadă unde mergi. Pentru a face acest lucru, trebuie să marcați întâlnirea ca „Personal”. Apoi, numai cei cărora le-ați permis să editeze (și nu numai să vadă) calendarul dvs. vor vedea informații despre acesta.

Creați un eveniment și accesați „Mai multe opțiuni”. Faceți clic pe butonul „Setări de confidențialitate implicite” și selectați opțiunea „Privat”. Gata, acum cei din afară nu vor vedea unde, cu cine și la ce oră vă întâlniți. Dacă calendarul dvs. este deschis altora, în timpul unui eveniment privat, va afișa pur și simplu semnul „Ocupat”, fără detalii.

5. Adăugați întâlniri video

În loc să difuzați datele dvs. de conectare Skype sau Google Hangouts tuturor colegilor dvs., puteți introduce linkul pentru conferința video direct în evenimentul din calendar. Pentru a face acest lucru, atunci când creați un eveniment în „Alți parametri” faceți clic pe butonul „Adăugați conferință video”. Când vine momentul întâlnirii, invitaților li se va cere să sune în Google Hangouts.

6. Atașați atașamente

Adesea, la întâlniri sau conferințe, aveți nevoie de acces la un document, pentru studiul căruia s-a adunat toată lumea. Google Calendar vă permite să atașați fișiere și documente direct la eveniment. În acest fel, toți participanții invitați vor avea acces ușor și rapid la ei.

Selectați evenimentul dorit și faceți clic pe butonul cu pictograma creion pentru a-l edita. În elementul „Descriere”, faceți clic pe pictograma agrafă și încărcați toate fișierele necesare. Acestea pot fi preluate de pe computer sau adăugate din cloudul Google Drive.

7. Porniți ceasul mondial

Funcția World Clock din Google Calendar este foarte utilă dacă lucrați cu lucrători la distanță din întreaga lume. Cu ajutorul lui, puteți afla cu ușurință cât timp au, chiar din interfață.

Deschideți „Setări” făcând clic pe elementul corespunzător din meniu cu o roată în sus. Găsiți „Ceasul mondial” în lateral. Activați opțiunea Afișați ceasul mondial, apoi adăugați orașele în care locuiesc colegii dvs. Și ora lor locală va fi afișată în bara laterală.

8. Notificați invitații prin e-mail

Uneori trebuie să-i informezi pe cei invitați la o întâlnire să facă ceva - de exemplu, să-și aducă laptopurile cu ei sau să citești în avans niște materiale. Puteți, în principiu, să scrieți despre asta în comentariile evenimentului, dar este mai de încredere să atrageți atenția oamenilor prin e-mail.

Pentru a face acest lucru, deschideți evenimentul viitor și faceți clic pe pictograma plicului. Și vi se va solicita să scrieți un mesaj care va fi trimis tuturor participanților invitați.

9. Adăugați puncte de întâlnire specifice

Avantajul evenimentelor planificate în „Google Calendar” este că le puteți atașa link-uri către „Google Maps”. Deci nu trebuie să suni sau să le scrii participanților la întâlnire și să le explici pentru o lungă perioadă de timp și plictisitor cum să ajungi acolo și acolo.

Accesați opțiunile întâlnirii și găsiți câmpul „Unde”. Introdu adresa acolo și Google o va găsi. Acum, când invitatul deschide evenimentul, el poate face clic pe adresă și poate vedea locul întâlnirii pe hartă.

10. Adăugați calendare interesante

Google vă permite să vă abonați la așa-numitele calendare interesante. În ele poți vedea, de exemplu, programul vacanțelor din zona ta, evenimente din lumea sportului sau fazele lunii.

Găsiți secțiunea „Alte calendare” în panoul din stânga și faceți clic pe semnul „+”. În meniul care se deschide, selectați Calendare interesante. Bifați casetele la care doriți să vă abonați și acestea vor apărea în programul dvs.

11. Partajați-vă calendarele

Dacă este necesar, puteți face astfel încât alți utilizatori să vă poată vizualiza (sau chiar edita) calendarele dvs. Acest lucru este util dacă gestionați o echipă de colegi și doriți ca aceștia să fie la curent cu toate evenimentele viitoare. Sau ești student și ai creat un program de cursuri pentru colegii de clasă.

Plasați cursorul peste calendarul dorit din panoul din stânga și faceți clic pe punctele de suspensie. Selectați Setări și partajare. În meniul care se deschide, în secțiunea „Permisiuni de acces”, puteți face public calendarul (pentru toți utilizatorii de internet), puteți adăuga cunoștințe individuale (pentru aceasta aveți nevoie de adresa lor de e-mail) sau puteți copia linkul către calendar, care ar trebui să apoi să fie trimis în orice mod convenabil.

12. Folosiți taste rapide

Utilizarea tastaturii poate fi mai rapidă și mai eficientă decât mutarea cursorului mouse-ului. Google Calendar are o cantitate destul de mare de taste rapide, a căror listă completă poate fi găsită. Iată câteva dintre cele mai utile:

• c - creați un nou eveniment.
• Backspace sau Șterge - ștergeți evenimentul.
• / - accesați bara de căutare.
• Numerele de la 1 la 6 - comutați vizualizarea calendarului: zi, săptămână, lună, an, agendă.
• t - du-te la azi.
• k sau p - derulați calendarul la intervalul de date anterior. Adică, dacă aveți un calendar în vizualizarea lunară, acesta va derula la luna anterioară. Dacă în modul zi - în ziua precedentă și așa mai departe.
• j sau - derulați calendarul la următorul interval de date.

13. Trageți și plasați evenimente

Dacă ați creat un eveniment, dar ați ratat ziua sau ora din zi, nu este necesar să intrați în setările evenimentului și să introduceți numerele manual. Luați evenimentul și trageți-l în ziua sau ora dorită - va fi mai rapid în acest fel.

14. Utilizați Google Tasks

Google Tasks este un manager simplu de activități integrate direct în Google Calendar. Pentru a le deschide, faceți clic pe pictograma albastră din panoul din dreapta și veți vedea o listă cu sarcinile dvs. Nu există atât de multe funcții ca unele Wunderlist, dar Google Tasks sunt întotdeauna în fața ochilor tăi.

Puteți să adăugați cazuri noi, să le editați, să le atribuiți o dată limită și să repetați frecvența fie prin panoul din interfața web, fie prin Google.

15. Anulați acțiunile inutile

În sfârșit, un mic truc. Să presupunem că ai creat un eveniment, i-ai furnizat cu sârguință o descriere, i-ai atașat o grămadă de fișiere, l-ai coordonat cu toți colegii tăi și apoi l-ai șters neintenționat.

Calm! Nu trebuie să-l recreezi. Doar apăsați combinația de taste Ctrl + Z, iar evenimentul șters va fi restabilit. În acest fel, puteți anula orice activitate accidentală din calendar. Acest lucru este puțin obscur deoarece interfața nu are un buton „Anulați”, dar este foarte util.